Trao quyền hiệu quả cho nhóm (Phần1)

GIỚI THIỆU

Nghiên cứu về nhà quản lý của Google đã tiết lộ rằng các nhà quản lý hiệu quả nhất đã thực hiện trao quyền cho các nhóm của họ có cơ hội mở rộng và phát triển. Họ thực hiện điều đó thông qua 4 cách sau:

  • Không quản lý vi mô. khuyến khích các nhà quản lý giao việc cho nhóm và hỗ trợ các thành viên chủ động đề xuất các ý tưởng mới.
  • Cân bằng giữa tự do và tham gia cho lời khuyên. Một nhân viên của Google đã mô tả cách mà một nhà quản lý trao quyền cho nhóm như sau: “Cô ấy cho phép mọi người theo đuổi ý tưởng, nhưng cô ấy cũng biết khi nào nên tham gia và đưa ra lời khuyên để tránh việc thất bại.”
  • Thể hiện rõ rằng họ tin tưởng nhóm. Chúng tôi gợi ý rằng các nhà quản lý có thể cho phép các thành viên trong nhóm quyền quyết định các dự án của họ mà không cần phải báo cáo liên tục. Tránh được những cạm bẫy của quản lý vi mô, chúng ta có thể xây dựng văn hóa tin cậy và trách nhiệm trong một nhóm.
  • Là người bảo vệ cho nhóm trong công ty. Chúng tôi khuyến khích các nhà quản lý chia sẻ thành tích của nhóm mà họ chịu trách nhiệm với quản lý cấp cao hơn và với cả những người khác nữa.

Các nhà quản lý hiệu quả nhất thường nhận ra rằng họ làm việc cho nhóm của họ chứ không ai khác.

THÍCH ỨNG, ĐÁNH GIÁ VÀ CỘNG TÁC

Đôi khi người quản lý khó có thể tìm được sự cân bằng phù hợp khi hỗ trợ một thành viên trong nhóm. Quá nhiều sự giám sát có thể khiến nhân viên cảm thấy như bị quản lý những điều nhỏ nhặt nhất; quá ít thì lại có thể dẫn đến sự thất bại. Hơn nữa sự cân bằng này có thể thay đổi theo thời gian khi các kỹ năng của một thành viên trong nhóm phát triển. Các nhà quản lý không cần phải sở hữu khả năng đọc tâm trí để làm đúng điều này. Google đã phát hiện ra rằng việc thảo luận về các mức hỗ trợ với một thành viên trong nhóm có thể giúp người quản lý tự điều chỉnh cho phù hợp.

Để chuẩn bị cho cuộc thảo luận về mức độ hỗ trợ phù hợp này, Google khuyến khích các nhà quản lý tự hỏi mình những câu hỏi sau:

  • Đánh giá: Đâu là khả năng và động lực của các thành viên nhóm sẽ làm nhiệm vụ này?
  • Thích ứng: Kiểu phong cách quản lý nào sẽ hiệu quả nhất đối với các thành viên nhóm này?
  • Cộng tác: Thành viên trong nhóm sẽ cần đến loại hỗ trợ nào để có thể thực hiện nhiệm vụ thành công? Sự hỗ trợ sẽ đến từ bạn hay các thành viên khác trong nhóm?

ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ

Việc ủy thác các dự án cho các thành viên phù hợp trong nhóm đôi khi là một vấn đề khó. Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy rằng việc ủy ​​quyền hoặc trao quyền ra quyết định, trao trách nhiệm cho một cá nhân hoặc cả nhóm là hành vi thường thấy của các nhà quản lý hiệu quả. Google sử dụng các mẹo ủy nhiệm này để giúp người quản lý có thể xác định phạm vi của sự ủy nhiệm, hỗ trợ các thành viên trong nhóm của họ, đồng thời theo dõi nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu và được công nhận:

  • Tập trung vào các mục tiêu. Mục tiêu cuối cùng là gì và đâu là kết quả cần thiết để đạt được nó? Những phần nào có thể được ủy nhiệm?
  • Xem lại chính mình. Những nhiệm vụ nào bạn có thể giao phó và tại sao? Những nhiệm vụ nào liên quan đến điểm mạnh và điểm yếu của riêng bạn?
  • Chọn đúng người đúng việc. Ai có kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc này? Nhiệm vụ này có thể giúp họ phát triển như thế nào?
  • Ủy quyền. Đây là những bước cần làm khi trò chuyện với những người được bạn ủy nhiệm:
    • Đưa ra một cái nhìn tổng quan về công việc, bao gồm tầm quan trọng của nhiệm vụ, các tài nguyên họ sẵn có trong tay và lý do tại sao bạn chọn họ để ủy nhiệm.
    • Mô tả chi tiết về trách nhiệm mới. Xác định phạm vi của vai trò được trao, đặt tiêu chuẩn hiệu suất và kết quả dự định đạt được. Bạn cần đặt kỳ vọng rõ ràng nhưng tránh quy định cách họ hoàn thành nhiệm vụ.
    • Gợi ý câu hỏi, phản ứng và đề xuất. Biến những điều này thành một cuộc đối thoại.
    • Lắng nghe ý kiến ​​của người được ủy nhiệm và đáp lại họ một cách đồng cảm. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu những gì được mong đợi ở họ.
    • Chia sẻ với họ tác động của việc ủy nhiệm này đến nhóm. Giúp họ thiết lập các ưu tiên và giảm bớt một số áp lực cho họ bằng cách nhờ người khác chia sẻ một số nhiệm vụ thường xuyên của những người được ủy nhiệm trong suốt thời gian thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời đảm bảo đã thông báo đầy đủ đến những người liên quan đến dự án mới được ủy nhiệm này.
    • Hãy khích lệ. Thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của người được ủy nhiệm.
    • Thiết lập các mốc kiểm tra, các kết quả, thời hạn và các cách để theo dõi tiến độ. Toàn bộ cuộc thảo luận về vấn đề này nên là một quá trình hợp tác.
  • Giữ liên lạc. Giữ liên lạc với người được ủy nhiệm và quan sát các điểm kiểm tra mà bạn đã đồng ý ngay từ đầu. Hãy nhớ rằng, ủy thác có nghĩa là cho đi.
  • Công nhận và khen thưởng. Công nhận và khen thưởng người được ủy nhiệm khi họ hoàn thành nhiệm vụ.

phản hồi