Có nên thực hiện Daily Scrum khi mọi người đang triển khai các dự án khác nhau?

Đó là câu hỏi mà tôi thường gặp khi nhóm phân vân nên làm gì với Scrum Hằng ngày khi các thành viên nhóm đang triển khai các dự án khác nhau.

Rất có thể bạn có một nhóm đang làm việc đồng thời với những dự án khác nhau, với các bên liên quan và người dùng khác nhau hoặc cho các bản phát hành thương mại khác nhau.

Một số trường hợp sẽ có một người phụ trách một dự án, nhưng thường là hai đến ba người đảm nhiện một dự án.

Scrum Hằng ngày trong các trường hợp này thường là vô nghĩa. Khi tham gia, họ sẽ đưa ra các câu trả lời (cho 3 câu hỏi quen thuộc) giống như một sự bắt buộc phải làm bởi vì đó là nguyên tắc của Scrum mà thôi.

Những người tham dự buổi họp như vậy không thật sự được gọi là một nhóm. Họ không làm việc cùng nhau để hướng đến một mục tiêu chung. Khi bạn hay tôi chia sẻ những gì đã làm hôm trước, dự định sẽ làm hôm nay, chia sẻ về vài khó khăn gặp phải khiến tiến độ chậm lại … nhưng chẳng có ai quan tâm đến điều đó.

Thật ra thì, có thể họ có quan tâm, nhưng họ cảm thấy không thể làm gì để giúp được bạn. Bởi họ nghĩ rằng chúng ta đều có vấn đề riêng mình với dự án của riêng mình. Do vậy khi ai đó đang chậm lại phía sau, tôi “đồng cảm” với họ nhưng tôi không “giúp” họ.

Có một vài thứ bạn có thể thử nếu bạn thấy mình đang ở trong hoàn cảnh như vậy.

Đầu tiên, hãy cân nhắc thay đổi bất cứ quy tắc nào của nhóm (quy tắc chính thức hay không). Điều này sẽ không thúc đẩy việc giúp đỡ bất cứ ai.

Nhóm của bạn sẽ mất khá nhiều thời gian làm quen với một hệ thống mới, do vậy sẽ bị tụt lại phía sau. Do vậy những thay đổi này sẽ cần tới Product Owner ra quyết định. Ở một vài Sprint, Bên liên quan sẽ không đạt được điều họ mong muốn bởi vì một thành viên nhóm bị chuyển đi (dưới sự đồng ý của Product Owner) để hỗ trợ cho một dự án được ưu tiên cao hơn.  

Nhưng ngược lại, việc các thành viên nhóm có thể tự phân bổ bản thân trong một Sprint sẽ tăng tối đa năng lực của nhóm để hoàn thành công việc xuất sắc.

Điều thứ hai bạn có thể thử là nâng cao mục đích của nhóm. Ví dụ, mục tiêu lúc này của một nhóm là thực hiện 2 việc ở dự án A và 3 việc khác ở dự án B, cuối cùng là 1 việc ở dự án C.

Vì ba dự án này không liên quan tới nhau, khi tiến hành Scrum Hằng ngày, mọi người cảm thấy không giống một nhóm chung làm việc với nhau. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách nâng cấp mục tiêu của nhóm, ví dụ như cần tối đa hoá giá trị hoặc một mục tiêu tương tự như vậy miễn có thể giúp nhóm thấy rằng các dự án riêng rẽ đều liên quan tới một mục tiêu chung.

Ok, có thể bạn đang nghĩ rằng không có giải pháp trong hai điều trên sẽ hiệu quả. Dưới đây là giải pháp thứ ba.

Nhận thức được rằng Scrum Hằng ngày cũng là một trách nghiệm. Các thành viên nhóm phải trình diện hằng ngày và nói “Đây là những việc tôi ĐÃ đạt được và những việc tôi SẼ đạt được”. Không ai muốn báo cáo việc thiếu quy trình cho đồng nghiệp của mình.

Nhận ra được mục đích phụ này với Scrum Hằng ngày sẽ khiến thành viên không đột nhiên muốn đề bạt sự trợ giúp ở các dự án mà họ không thấy đó là việc của họ.

Nhưng mục đích này có thể giúp các thành viên nhóm tập trung vào công việc quan trọng nhất trong dự án cá nhân.

Và nếu sau khi suy nghĩ về ba gợi ý trên, bạn vẫn nghĩ không giúp đỡ bạn được gì thì có lẽ bạn cần nhận thức được rằng bạn không thực sự có một nhóm làm việc. Trong trường hợp này, có thể không có lý do gì để thực hiện Scrum Hằng ngày cả.

Nhưng trước khi nghĩ theo cách đó, tôi khuyên bạn nên khuyến khích các thành viên nhóm giúp đỡ nhau khi cần. Một là để thấy công việc của họ quan trọng hơn là việc chỉ hoàn thành các tính năng ở các dự án riêng rẽ, hai là coi Scrum Hằng ngày như là trách nhiệm của mọi người. Làm như vậy sẽ giúp nhóm bạn thành công với Agile.

Tác giả: Mike Cohn

phản hồi