Trong hai tháng đầu năm 2016, Học viện Agile đã tổ chức hai khoá học Hoàn thành mọi việc với Kanban cho khoảng 60 người đã đi làm thuộc nhiều ngành nghề khác nhau như kỹ sư phần mềm, giảng viên, nhân viên hành chính, nhân viên nhà hàng, quản lý, v.v. Với vai trò là môt trong những giảng viên của khóa học, tôi đã lấy ý kiến, hỏi đáp và qua sát các học viên. Qua đó, tôi đã ghi nhận được hiện trạng quản lý công việc, các hiểu biết, mong muốn thay đổi và những khó khăn gặp phải của các học viên tham gia khóa học.
Bạn Dung là một giáo viên tham gia lớp học kể: em đã từng rất stress vì phải làm quá nhiều việc cùng lúc, bên cạnh đó còn phải hỗ trợ trực tuyến cho học sinh. Nên mỗi khi em hỗ trợ học sinh xong, em mất rất lâu để nhớ xem mình đang làm gì và nhiều khi chẳng nhớ nổi.
Dung không phải là trường hợp cá biệt, rất nhiều học viên gặp tình trạng rối việc, quên việc, không biết mình phải làm những gì, làm gì tiếp theo cũng như là theo dõi năng suất hiện thời của mình cũng. Và rồi bất lực trong việc tăng năng suất. Mọi người đã đi tìm những biện pháp để quản lý thời gian, công việc nhưng không đem lại hiệu quả. Tình trạng đó vẫn tiếp diễn…
Khi tham gia khoá học, các học viên đã tìm thấy phương pháp và công cụ để giải quyết vấn đề của mình. Kanban có hai nguyên lý cốt lõi đó là trực quan hoá và giới hạn công việc đang làm. Chúng tôi kết hợp Kanban cá nhân với Scrum để có được khái niệm ScrumLife.
Với hoạt động lập kế hoạch hằng tuần, hằng ngày và việc cập nhật công việc mỗi khi có phát sinh vào bảng công việc. Khi bắt đầu thực hiện, hoàn thành một hạng mục nào đó hoặc đầu mỗi ngày, chúng ta cập nhật trạng thái vào bảng. Do đo chỉ cần nhìn vào bảng, chúng ta có thể nhanh chóng có giải pháp cho những vấn đề như: có những việc gì phải làm, sẽ làm gì tiếp theo, quên việc, bị rối, v.v. Hằng tuần, chúng ta thống kê lại công việc đã hoàn thành và thực hiện xem xét cải tiến cách làm việc. Hoạt động này giúp chúng ta biết được năng suất như thế nào và có cơ chế để tăng năng suất.
Với mô hình này, mỗi chúng ta hoàn toàn có thể đo đạc, quan lý và từ đó cải tiến được bản thân. Như vậy sử dụng được ScrumLife là tiền đề để thành công, cho phép bản thân thực hiện những thay đổi một cách có quy trình.
Trong câu chuyện, Bạn Dung cũng chia sẻ rằng Kanban đã là chiếc phao giúp bạn thoát khỏi cơn khủng hoảng vì nó giúp trực quan hoá công việc. Do đó bạn luôn biết mình đang làm gì mà không tốn nhiều công sức.
Anh Hiến, một quản lý tỏ ra bi quan về khả năng mọi người có thể áp dụng Kanban: Kanban, 5S hoặc rất nhiều phương pháp làm việc rất hay, nhưng quan trọng là tư duy, vì nếu không thì chỉ được ngày một ngày hai lại đâu đóng đấy.
Không chỉ anh Hiến mà hầu hết người học đều hiểu và có khả năng áp dụng mô hình đề ra nhưng thú nhận khó khăn trong việc xây dựng thói quen. Họ đã thực các cách làm việc khác nhau, nhưng tất cả đều thất bại. Họ không thay đổi được hành vi và thói quen. Mọi người cứ đổ lỗi là phương pháp đó không phải cho mình hoặc lỗi tại mình. Thay đổi là việc khó, không phụ thuộc vào loại thay đổi và cá nhân. Nhận thức được sự khó khăn này là quan trọng. Do đó, một cách làm hiệu quả lànên tìm thêm động lực\hỗ trợ từ bên ngoài: có người tư vấn, một người bạn\gia đình nhắc nhở hay một bản cam kết cá nhân được viết một cách trân trọng và công bố rộng rãi để tăng thêm sự quyết tâm.
Ở lớp học của chúng tôi, mỗi học viên đặt một mục tiêu nhỏ để áp dụng vào ngày tiếp theo và nhờ một người khác trong lớp theo dõi, trao đổi thông tin. Đó là một cách và gợi ý nhỏ để tiếp thêm động lực cho sự thay đổi. Và là phần mà hầu hết học viên thấy rằng mình đã có cách để áp dụng Kanban cũng như những thay đổi khác.
