Xây dựng chương trình học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên (Phần 3)

Công nhận và khen thưởng

CÔNG CỤ: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN

Sự phát triển là chìa khóa đối với không chỉ chất lượng chương trình của bạn mà còn là động lực của những người tham gia. Khi mọi người tình nguyện vì một điều gì, họ thường muốn làm tốt công việc của họ. Bằng cách cung cấp cho họ các tài nguyên và hỗ trợ mà họ cần để cải thiện các kỹ năng của mình, bạn sẽ không chỉ tăng chất lượng đào tạo của họ, mà những người này còn xem sự hỗ trợ này như một phần thưởng.

Ngoài ra việc đầu tư thời gian và nguồn lực để dạy cho những người hướng dẫn của bạn những điều cơ bản về cách hỗ trợ hiệu quả, từ đó giúp họ cảm thấy tự tin trong lớp học và có thể xử lý bất kỳ tình huống giảng dạy nào cũng rất quan trọng. Tại Google, những tình nguyện viên của dự án g2g đã trải qua Bootcamp tạo điều kiện này như một bước đầu tuyệt vời để phát triển các kỹ năng nền tảng của mình.

Khóa học được thiết kế như một hội thảo tương tác trực tiếp kéo dài hai giờ. Trọng tâm là tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận và hoạt động nhóm thay vì trình bày các slide – đây là lí do vì sao các bản slide thường rất ngắn! Đây là một lựa chọn có chủ ý nhằm đảm bảo thời gian dành cho nhóm làm việc thực sự thay vì chỉ trình bày nội dung.

Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh để chạy phiên bản ảo của hội thảo này trên Google Hangouts hoặc một nền tảng kỹ thuật số tương tự. Dưới đây là ba mẹo để tạo ra một phiên bản đào tạo ảo (bạn có thể tìm thấy nhiều lời khuyên hơn trong phần phụ lục của Participant Workbook):

  1. Sử dụng các phòng breakout ảo cho các cuộc thảo luận và các bài tập nhóm nhỏ.
  2. Sử dụng Google Docs (hoặc phần mềm hợp tác khác) cho phép người tham gia trả lời câu hỏi hoặc thực hiện các hoạt động khác cùng một lúc.
  3. Tạm dừng trong thời gian dài hơn (5-15 giây hoặc thậm chí lâu hơn nếu bạn muốn bắt buộc sự tham gia nhiều hơn) khi chờ các câu hỏi hoặc câu trả lời bằng lời nói từ người tham gia.

CÔNG CỤ: ĐƯA RA CÁC PHẢN HỒI CÓ TÍNH HÀNH ĐỘNG

Phản hồi là một trong những điều quý giá nhất bạn có thể cung cấp cho người hướng dẫn. Có nhiều cách để thu thập và đưa ra phản hồi cho người hướng dẫn như sau: 

  • Trực tiếp tham dự buổi đào tạo. Quan sát ít nhất một buổi giảng của từng hướng dẫn viên, ghi chú và cung cấp các phản hồi một cách lôgic sau đó. Xem xét việc đưa một chuyên gia về nội dung hoặc một người hướng dẫn khác ngồi tham gia dự thính cùng.
  • Thu thập thông tin phản hồi từ người học. Sau mỗi buổi đào tạo, những người tham gia khóa học sẽ điền vào một bản khảo sát (xem mẫu bên dưới) và để lại phản hồi về cách đào tạo, và đánh giá người hướng dẫn của họ. Các câu hỏi khảo sát là sự kết hợp của thang điểm đánh giá 1-5 và các loại câu hỏi mở. Điểm số phản hồi và nhận xét được tổng hợp thành một báo cáo cho người hướng dẫn để họ có thể thấy những điều họ làm tốt và những điều họ cần cải thiện.
  • Cho phép huấn luyện cá nhân 1:1. Để giúp đỡ những tình nguyện viên mới hoặc đang gặp khó khăn, hãy cho một tình nguyện viên kỳ cựu gặp gỡ họ 1:1 và thảo luận về các mẹo đào tạo, đưa ra các lời khuyên, giải pháp, cách chuẩn bị cho các buổi đào tạo, v.v. Tại Google, các buổi huấn luyện này đã được chứng minh rất hiệu quả trong việc cải thiện chất lượng người hỗ trợ. Trong năm 2015, điểm đánh giá của người hướng dẫn (được đo bằng các cuộc khảo sát trên học viên) đã tăng trung bình .3 trên 5.0 sau khi hoàn thành một buổi huấn luyện 1:1.

CÔNG NHẬN VÀ KHEN THƯỞNG

Bạn nên chọn lựa những cách công nhận hoặc phần thưởng có ý nghĩa dành cho các tình nguyện viên của bạn. Có thể là một thông báo cho quản lý của họ về những điều tuyệt vời mà họ đã làm được, hoặc có thể là một chứng chỉ được in ra hay phần thưởng vật lý.

Bạn có thể khen ngợi những giảng viên của mình khi họ: 

  • thực hiện một thách thức mới, chẳng hạn như khi họ tạo điều kiện dễ dàng hơn cho một phiên làm việc
  • là một thành viên tích cực của cộng đồng giảng viên tình nguyện, hay khuyến khích sự tham gia của người khác vào cộng đồng
  • tình nguyện nâng cao trình độ của giảng viên mới hoặc cung cấp phản hồi định tính cho các giảng viên hiện có

Bạn cũng có thể thưởng cho giảng viên khi họ đã đạt được một mốc quan trọng trong sự nghiệp tình nguyện của họ, chẳng hạn như tại lớp thứ 5, hay thứ 10 của họ, họ đạt được điểm phản hồi hài lòng 100% từ những người tham gia, v.v. Tuy nhiên hãy cân nhắc việc không công khai các mốc này, tránh tạo ra một nền văn hóa xây dựng bởi những người chỉ có động lực tham gia nếu họ được công nhận bằng phần thưởng vật chất.

Để giữ cho các tình nguyện viên tham gia liên tục, hãy tạo một mạng lưới và kết nối tất cả các tình nguyện viên của bạn. Việc nỗ lực xây dựng một cộng đồng có sự hỗ trợ, kết nối tốt với nhau sẽ mang lại những kết quả rất xứng đáng về lâu dài. Một khi các nhà quản lý chương trình đã xây dựng được một cộng đồng mạnh mẽ, họ hoàn toàn có thể dựa vào các giảng viên tình nguyện trong việc hỗ trợ những giảng viên mới, cập nhật các nội dung và xử lý các yêu cầu đặc biệt. Bạn có thể làm điều này dễ dàng bằng một danh sách email đơn giản hoặc qua việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên bao gồm tất cả các giảng viên hỗ trợ. Đừng quên khuyến khích những tình nguyện viên của bạn thảo luận về các phương án tốt nhất, về nội dung cần thay đổi, các dự án mới, vv.

TRÁNH NHỮNG CẠM BẪY

Đội g2g đã phải trải qua khá nhiều “nỗi đau” từ khi họ bắt đầu và nhân rộng chương trình ở Google. Nhưng miễn là những bài học còn được chia sẻ, nhóm vẫn sẽ tiếp tục cố gắng cải thiện chương trình.


Loại bỏ các rào cản. Khi g2g lần đầu tiên được đưa ra với danh nghĩa tập trung vào chất lượng, các tình nguyện viên đã phải vượt qua rất nhiều “vòng” để có thể tham gia vào chương trình. Quá trình này có thể phải mất tới một năm để hoàn thành và thế là quá dài cho bất kỳ công ty nào. Sự tăng trưởng của chương trình g2g không phù hợp với nhu cầu mở rộng của Google, do đó nhóm khởi xướng đã quyết định chạy các thử nghiệm “không kiểm soát”. Tất cả các điều kiện tiên quyết để tham gia vào g2g đều được bỏ đi, thay vào đó là các yêu cầu cụ thể của từng chương trình riêng biệt. Sau thay đổi này, sự tham gia của cách tình nguyện viên đã tăng gấp đôi chỉ sau sáu tháng và vẫn giữ chất lượng cao. Trong những năm sau đó, g2g đã gỡ bỏ nhiều rào cản hơn đồng thời cung cấp cho các tình nguyện viên nhiều nguồn lực hỗ trợ hơn nhằm mang lại nhiều người hướng dẫn hơn và giúp họ xây dựng các kỹ năng của mình. Kết quả rất tuyệt vời, chất lượng đã tiếp tục tăng theo thời gian. Mấu chốt là bạn phải tin tưởng rằng mọi người sẽ làm tốt, đồng thời tạo ra một quy trình giả định đảm bảo chất lượng rằng mọi người sẽ làm tốt, thay vì cho rằng họ sẽ thất bại.

Đảo bảo việc cho quyền tự quyết chứ không phải chỉ cho phép.

Khi g2g lần đầu tiên thử nghiệm, nhóm đã tập trung vào việc đảm bảo các tình nguyện viên được quản lý của họ cho phép tham gia, thay vì hỗ trợ tích cực để sự tham gia của họ thành công. Đây là một sai lầm lớn. Quyền và hỗ trợ là hai điều rất khác nhau, và phải mất nhiều năm để chuyển văn hóa công ty sang văn hóa hỗ trợ cho các chương trình tình nguyện như thế này. Chúng tôi bắt đầu cung cấp nhiều dữ liệu hơn cho các nhà quản lý và lãnh đạo, cho họ thấy giá trị đối với không chỉ cá nhân mà còn đối với công ty của việc cho nhân viên tham gia giảng dạy. Giờ đây, thay vì chỉ cho phép họ tham gia miễn là không ảnh hưởng đến công việc chính của họ, các nhà quản lý của Google đang khuyến khích sự tham gia và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các hoạt động có lợi cho công ty hơn. Bạn cần dành thời gian để đưa các khái niệm này vào các khóa đào tạo quản lý trước khi mở rộng chương trình trên quy mô lớn. 

Mời các bạn đón đọc phần 1, phần 2

phản hồi