Sử dụng trello để quản lý nhóm thế nào cho hiệu quả và chuyên nghiệp

Trello là một công cụ cực kỳ linh hoạt để quản lý dự án.  Sự linh hoạt của nó cho phép nó trở thành một công cụ để quản lý công việc cá nhân hoặc một bộ máy quyền lực để phát triển sản phẩm của những nhóm có quy mô lớn. Trong bài này tôi xin chia sẻ phương pháp sử dụng trello cùng với những trường hợp cụ thể rất thú vị ở những startup. START-UP Ư? đừng sử dụng Trello -NGHIỆN ĐẤY!

  1. TỔNG QUAN VỀ TRELLO ÁP DỤNG CHO QUẢN LÝ DỰ ÁN

Trello là một ứng dụng quản lý công việc cho phép bạn trực quan hóa toàn bộ công việc đang làm và theo dõi ai đang thực hiện nó. Nó vận hành theo nguyên lý của bảng Kanban được phát triển bởi tập đoàn Toyota như một hệ thống để giữ trình độ sản xuất cao và duy tri tính linh hoạt. Nó được thể hiện rõ nhất trên 1 chiếc bảng với những miếng giấy sticky note. Mỗi một mẩu giấy là một công việc có trong dự án.

Kanban-3

Còn dưới đây là một bảng tương tự được tạo với Trello:

bang-kanban-2

Trello là một hệ thống gồm Bảng, danh mục và thẻ. Những yếu tố trên cho phép mỗi cá nhân hoặc nhóm có thể theo dõi một dự án và công tác hoặc đóng góp xem đâu là phần mang lại nhiều lợi ích hoặc cần thiết nhất.

BẢNG

Một bảng dùng để thực hiện 1 dự án hay sản phẩm nhất định đang được phát triển hay thực hiện.

Một bảng thường có một số lượng thành viên cụ thể, các thành viên có thể nhìn và kiểm soát việc thiết lập hay di chuyển các thẻ  và đồng thời có thể thêm mình hoặc người khác vào các thể và bắt đầu trao đổi công việc, đính file hay tạo 1 danh mục kiểm tra.

DANH SÁCH

Một danh sách là cách để chia một bảng thành các mục khác nhau. Một danh sách điển hình có thể thể hiện một giai đoạn trong quá chu trình làm việc (cần làm-đang làm-hoàn thành)

Theo Davide Allen tác giả cuốn “hoàn thành mọi việc không hề khó” thì danh sách là một cách tuyệt vời để tạo ra các “thùng chứa” khác nhau để quản lý công việc của bạn.

THẺ

 Thẻ là phần cơ bản và có tính linh hoạt nhất của hệ thống. nó thể hiện một yếu tố nhất định của dự án (1 đặc điểm mới, một lỗi trong phần mềm hay một nghiên cứu cho 1 bài viết). Có thể di chuyển các thẻ giữa các danh sách tương tự như một thực hiện 1 công đoạn trong quá trình làm dự án.  Tùy thuộc xem cách nào hiệu quả nhất cho bạn và nhóm của bạn, một công việc có thể để ở trong 1 thẻ hoặc nó có thể là 1 đối tượng trong bảng danh mục kiểm tra trong thẻ hoặc cũng có thể là 1 hình ảnh.

Bạn có thể thêm 1 hình ảnh, file tài liệu, chỉ định thành viên, thêm nhận xét, danh mục kiểm tra, thêm màu để tạo nhãn và thời hạn DEADLINE cho các thể. Tùy xem đâu là cách phù hớp nhất và số lượng công việc mà bạn có thể giữ cho thể thật đơn giản hoặc cực kỳ chi tiết và phức tạp.

danh muc kiem tra

  1. SỬ DỤNG TRELLO ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN NHƯ THẾ NÀO?

Bạn có thể theo dõi cách chúng tôi sử trello để quản lý dự án và theo dõi công việc cũng như phối hợp làm việc như thế nào trong các ví dụ ở phần này.

Dưới đây là cách chúng tôi quản lý bảng trello của mình

BẢNG

Chúng tôi dùng nhiều bảng cho các nhóm các đầu mục lớn có độ khái quát cao để thực hiện. Mỗi một bảng này có một “tính chất” riêng và hoạt động theo những cách khác nhau.

boards -kanban-4

DANH SÁCH

Danh sách có thể được gán cho một người cụ thể hoặc thể hiện những giai đoạn khác nhau trong dự án hay là những mốc thời gian.

Gắn một người vào một danh sách sẽ giúp tính toán và xác định rõ người trách nhiệm cuối cùng trong khi công việc hoàn thành.

Tách các công việc từ danh mục “cần làm” (to do) sang cột “đang làm” (doing” là rất quan trọng bởi vì nhờ đó các công việc được trực quan hóa trong nhóm thay vì luôn có 1 danh sách việc cần làm cố định và đầy việc và không biết nên tập trung bắt đầu từ đâu.

Chú ý rằng bạn không nhất thiết phải sử dụng trello theo cách trên. Nếu bạn muốn, bạn có thể gắp tên của một người vào đúng từng thẻ mà họ có trách nhiệm thực hiện.

profile-drag-180

THẺ

Thẻ trên Trello chính là những mẩu giấy sticky note của chúng tôi. Chúng tôi thường sử dụng chúng để tạo ra những công việc đơn lẻ, riêng biệt. Tuy nhiên từ khi Trello cho phép đăng nhận xét, hình ảnh và thậm chí cả danh mục kiểm tra thì bạn hoàn toàn có thể có một nhiệm vụ chung cho cả nhóm và mỗi cá nhân sẽ có một nhiệm vụ riêng được chỉ định trong thẻ.

Theo cá nhân tôi, tôi thích giữ cho thẻ đơn giản nhất có thể. Tôi tạo ra những tiêu đề cụ thể và dễ hiểu cho một công việc chung. Tiêu đề là phần được hiển thị rõ nhất của thẻ và có thể đưa ra một khái niệm rõ ràng về thẻ. Thông thường nếu tiêu đề không rõ ràng thì những thành viên khác trong nhóm sẽ tạo ra 2 hoặc 3 phiên bản khác của thẻ và làm việc với chúng một cách đơn lẻ. Tôi đã từng rất vất vả để tránh lỗi này trong nhóm của chúng tôi.

Khi tôi đang hợp tác với thành viên khác trong một thẻ thì lúc cần để lại 1 nhận xét,  tôi luôn gắn tên ai đó vào để họ đọc nó nhờ phím @tên. Với các dự án lớn, có khi có cả trăm thẻ được di chuyển thường xuyên qua lại do đó theo dõi tất cả mọi thứ thật sự rất khó khăn nên bạn không thể kỳ vọng rằng các thành viên trong nhóm có thể vào theo dõi mọi bình luận của tất cả các thể nếu bạn không chỉ định họ.  Và vì bạn cần nhấn vào từng thẻ để xem các thông tin chi tiết  của thẻ đó nên việc nhắc đến người bạn muốn họ xem thẻ là điều cực kỳ tốt vì Trello sẽ gửi thông báo cho họ vào bảng tin và qua email của họ.

  1. CÁC VÍ DỤ MINH HỌA

Như tôi đã nhắc tới ở phía trên, bảng Trello của chúng tôi thực hiện những mục đích khác nhau nên nó được thực hiện theo các cách khác nhau. Dưới đây là một vài cách mà bạn có thể sử dụng Trello cho các dự án và phong cách quản lý khác nhau.

CONTENT MARKETING

content-marketing

Trong bảng Content marketing chúng tôi có 3 loại danh mục:

  • Ý tường cho nội dung: đó là chỗ để bạn lưu giữ tất cả các ý tưởng và nơi để nhìn vào mỗi khi bạn muốn bắt đầu 1 bài viết mới.
  • Những bài viết cho các tháng: đây là những ý tưởng cho các bài viết mà chúng tôi muốn đăng và thực hiện cho 1 tháng cụ thể
  • Các bài đã đăng: Ở đây sẽ lưu trữ tất cả các bài trong và ngoài trang.
  • Đối tượng độc giả:  đây là phần xác định đối tượng độc giả tiềm năng và đưa ra những chú thích ngắn gọn vì sao họ có thể là đối tượng tiềm năng cần hướng đến và cách tiếp cận họ.

Trên đây là cách chúng tôi thực hiện trong quá trình tạo ra 1 ý tưởng về nội dung và viết nó ra. Chúng tôi có thể sử dụng danh sách các ý tưởng và đối tượng độc giả tiềm năng để nghĩ thêm ý tưởng về nội dung hay những chủ đề tương tự đã từng có.

Hệ thống cho phép chúng tôi theo nhiệm vụ từng theo từng tháng. Tôi thường có một vấn đề trong việc thảo luận công việc và ý tưởng qua email vì dễ bị mất dấu chúng. Để giữ các ý tưởng và công việc khỏi bị nhấn chìm trong email bạn có thể tạo các thẻ trực tiếp từ Email (add cards via email).

email-to-board

Mỗi một bảng Trello có một địa chỉ email mà bạn có thể tìm trong phần cài đặt bảng (board setting) cạn cũng có thể lựa chọn nhưng danh sách được hiển thị. Khi bạn gửi một email đến địa chỉ bạn sẻ tạo thẻ. Bạn có thể cài đặt danh sách bạn muốn thể xuất hiên khi nó được gửi đến qua email. Tiêu đề của email sẽ là tiêu đề của thẻ và phần nội dung sẽ là phần mô tả trong Trello. Những file đính kèm sẽ tự đọc được thêm vào trong thẻ.

SỬ DỤNG LỊCH TRÊN TRELLO

Trello mới có thêm tính năng thêm lịch xuất bản và nó đã nhanh chóng trở thành một công cụ được ưu chuông với những người làm quản lý nội dung và lên kế hoạch cho những trang tin tức nổi tiếng như Mashable, ReadWrite và the Changelog. Họ sử dụng lịch này trong nội bộ cũng như để lên ý tưởng và tạo nội dung cho blog của mình. Họ cũng sử dụng màu sắc nhãn khác nhau để thể hiện chủ đề của ý tưởng với 9 chuyên mục khác nhau và cho phép các thành viên được đóng góp những gì họ cần.

edit-calendar

PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM

Sử dụng Trello để theo dõi lôi và sự phát triển của những tính năng mới

Trello là một công cụ đơn giản và cho phép chúng ta tập trung vào một bảng duy nhất mỗi lần xem nên ta có thể dễ dàng theo dõi mọi thứ. Với bảng Phát triển sản phẩm ta có thể có những  danh mục sau:

  • Các lỗi: thu thập lỗi từ các báo cáo trên twitter, email và chủ doanh nghiệp
  • Lỗi cần sửa trong tuần: đưa ra nhưng lỗi cần ưu tiền sửa trước.
  • Lên kế hoạch: đây là danh sách những đặc điểm mới cần được lên kế hoạch, nghiêm cứu thêm và tìm hiểu xem chúng hoạt động như thể nào một cách chung nhất.
  • Đang làm: Những lỗi hay tính năng đang được xử lý
  • Chờ kiểm tra: lưu cá đặc điểm và lỗi đang chờ được kiểm ra kiểm duyệt.
  • Sẵn sàng: khi được chuyển sang bước này có nghĩa là sản phẩm đã được đưa vào sử dụng và sẽ tiếp tục được theo dõi trong suốt quá trình sử dụng
  1. MẸO DÀNH CHO DÂN TRELLO CHUYÊN NGHIỆP

Dưới đây là một số những phím tắt mà bạn và nhóm của mình có thể dùng để thao tác trên Trello nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Mở một Bảng – “b” –  nhấn phím b và khi thấy cửa sổ mới hiện ra hãy  gõ một vài ký tự đầu của tên bảng mà bạn đang tìm kiếm nó sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập vào 1 bảng đó.

Lọc Thẻ- “f” – nhấn phím f  thì cửa sổ lọc sẽ hiện ra để bạn tìm kiếm thẻ theo  tiêu đề của chúng. Ngoài ra bạn cũng có thể gõ tên người được giao nhiệm vụ cho 1 thẻ nhất định.

Di chuyển giữa các thẻ – “j/k” – bạn có thể di chuyển lên xuống trong các thể nhanh hơn với phím tắt đó.

Tất cả các phím tắt – “?” nếu bạn muốn biết tất cả các phím tắt hãy kiếm tra bằng cách gõ “?”

Danh mục kiểm tra (checklist) – sử dụng danh mục kiểm tra đồng nghĩa với việc đưa ra định nghĩa hoàn thành cho các công việc góp phần giúp các thành viên có thể tự đánh giá chất lượng công việc của mình.

  1. KẾT LUẬN

Thiết kế đơn giản của Trello sẽ có thể khiến nhiều người không tin tưởng để có thể bắt tay vào sư dung. Hy vọng là những trường hợp trên đây sẽ giúp bạn tìm được cách để bắt đầu sử dụng công cụ tuyệt vời này để nó có thể giúp bạn quản lý những dự án tiếp theo. Bạn không cần phải sử dụng hết cách tính năng của trello mà hãy tìm những điểm phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn. Khi mà bạn tìm ra một phương pháp đúng để thiết lập quá tình thì bạn có thể đạt được hiệu quả tối ưu cho nhóm.

Nếu bạn muốn tìm hiểu những ví dụ khác về cách sử dụng trello cũng như cập nhật về các phương pháp sử dụng nó một cách hiệu quả thì xin hãy để lại comment về lĩnh vực bạn quan tâm và theo dõi thường xuyên kênh để nhận được nhưng bài viết mới nhất về những lĩnh vực đó. Chúng tôi sẽ cân nhắc và cập nhật những bài viết chất lượng và liên quan đến nó để giúp bài giải quyết các vấn đề của mình!

                                                                                                                                                                                                                    Dịch và biên soạn: Nguyễn Thị Bích

THAM KHẢO THÊM:

Sử dụng ứng dụng Trello để quản lý năng suất công việc cá nhân hiệu quả, không căng thẳng

Những điều cần biết về Kanban

Kanban cho mọi người

Lợi ích của Kanban – một khung quản trị dự án Agile

Kanban dành cho người đa nghi

Kanban Calendar: phương pháp quản lý công việc đơn giản nhất

phản hồi

Leave a Reply

Your email address will not be published.