Vai trò của phòng Quản trị Dự án (PMO) trong Scrum

Nếu phòng Quản trị Dự án (PMO – ban QLDA) tham gia và hỗ trợ vào quá trình chuyển đổi sang Scrum sẽ đem lại những lợi ích to lớn. Các thành viên của PMO hãy xem bản thân mình như người bảo vệ, đồng thời là người cổ vũ bên cạnh, họ có thể giúp triển khai và mở rộng việc quản lý dự án linh hoạt trong tổ chức. Tuy nhiên, nếu PMO tham gia không đúng cách, có thể sẽ trở thành trở ngại, khi đơn vị này cố bảo vệ quy trình hiện tại hơn là cải thiện nó.

Phản ứng tự nhiên của phần lớn các thành viên PMO là chống lại việc chuyển đổi sang Scrum, vì phần nhiều thay đổi là điều đáng sợ ở cả khía cạnh cá nhân và công việc. Scrum chia nhỏ trách nhiệm quản lý dự án cho ScrumMaster, Product Owner và Nhóm Phát triển, như vậy các nhà quản trị dự án (PM) sẽ giữ vai trò gì?. Sự thiếu vắng của PMO trong phần lớn các tài liệu về Scrum và Agile càng khiến cho các thành viên PMO trở nên quan ngại hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xóa tan những nỗi lo đó bằng cách nhìn vào các việc mà PMO đã thực hiện thành công (trong khi chuyển đổi sang Scrum). Chúng ta sẽ xem xét sự phân bổ và công việc của PMO trong ba lĩnh vực sau: Con người, Dự án và Quy trình.

PMO và con người

Tuy được gọi là phòng quản trị dự án, nhưng PMO có ảnh hướng lớn tới những người tham gia vào quá trình chuyển đổi sang Scrum. Một Agile PMO nên làm những điều sau:

Phát triển một chương trình đào tạo. Do có quá nhiều thứ mới lạ đối với thành viên nhóm trong việc áp dụng Scrum. PMO có thể hỗ trợ rất nhiều trong việc tổ chức một chương trình đào tạo, lựa chọn các giảng viên ở bên ngoài hoặc chính họ sẽ đứng ra đào tạo.

Huấn luyện. Bên cạnh việc đào tạo cho mọi người, việc huấn luyện cho các cá nhân và nhóm nhỏ cũng rất hữu ích. Ví dụ như trong lớp, giảng viên nói, “Đây là cách để thực hiện buổi Lập kế hoạch Sprint” và hướng cả lớp thông qua một bài tập để thực hành. Với việc huấn luyện, một số thành viên có nhiều kinh nghiệm sẽ ngồi cùng và giúp nhóm thực hiện buổi Lập kế hoạch Sprint của riêng mình (hoặc bất kỳ kỹ năng nào đang được huấn luyện). Có thể các thành viên của

PMO không có những kỹ năng này ngay từ đầu, nhưng họ nên tập trung vào học hỏi những kỹ năng này từ các huấn luyện viên bên ngoài và trực tiếp hướng dẫn lại cho người khác.

Lựa chọn và đào tạo huấn luyện viên. Thành công trong việc khởi xướng Scrum lúc ban đầu sẽ dẫn đến nhiều hoạt động tập huấn hơn nữa, điều mà ngay cả PMO cũng không kiểm soát hết được. Thành viên của PMO nên xác định và phát triển các huấn luyện viên bằng cách quan sát nhóm Scrum mà họ giúp đỡ, rồi kèm cặp và hỗ trợ những người được chọn trở thành huấn luyện viên tốt hơn. Những huấn luấn viên này vẫn giữ công việc hiện tại của mình, nhưng được giao thêm trọng trách như giành năm tiếng mỗi tuần giúp đỡ một nhóm cụ thể nào đó.

Thách thức các hành vi cũ. Khi tổ chức bắt đầu áp dụng Scrum, thành viên của PMO tìm những nhóm Scrum đang dần quay về với những thói quen cũ hoặc chính những thói quen cũ ngăn cản họ trở nên Agile. Sau đó, thành viên PMO nhắc nhở các nhóm rằng Scrum cần sự cải tiến liên tục và có thể giúp ngăn chặn các dấu hiệu khởi đầu của sự tự mãn.

Tham Khảo Khoá Học Agile Project Management

PMO và các dự án

Dù cho một vài trách nhiệm liên quan đến dự án sẽ biến mất khi chuyển đổi sang mô hình Agile PMO, nhưng những trách nhiệm sau vẫn còn:

Hỗ trợ báo cáo. Hầu hết những tổ chức đủ lớn để có PMO thường sẽ có một cuộc họp hoặc báo cáo hằng tuần về tiến độ mỗi dự án với trưởng bộ phận. Nếu là một cuộc họp thì cần có nhân sự của dự án như Product Owner hoặc ScrumMaster. Nếu đây là báo cáo hằng tuần thông thường, PMO có thể hỗ trợ chuẩn bị bản báo cáo.

Hỗ trợ những nhu cầu phù hợp. Nhiều dự án phải đạt các tiêu chuẩn (như ISO 9001, Sarbanes-Oxley, v.v…) hoặc quy định riêng của tổ chức như an toàn dữ liệu… Một Agile PMO giúp nhóm nhận ra những nhu cầu đó, đưa cho họ lời khuyên về cách thực hiện và vận hành giống như một trung tâm chăm sóc khách hàng (với các gợi ý và chia sẻ kiến thức về các vấn đề liên quan).

Quản lý các luồng dự án mới. Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Agile PMO là hỗ trợ quản lý tần suất dự án mới chảy về trong sự phát triển của tổ chức. Như đã mô tả ở chương 10 của cuốn Succeeding with Agile (Thành công với Agile), giới hạn công việc dựa trên năng lực là rất quan trọng. Nếu không, khi công việc dồn dập sẽ dẫn đến hàng loạt vấn đề. Với mỗi dự án hoàn  thành, một dự án mới với quy mô tương đương có thể được bắt đầu. Agile PMO có thể hoạt động như người giữ cửa, giúp tổ chức không bị lôi kéo bởi những dự án mới quá nhanh chóng. 

PMO và quy trình

Với vai trò là những người quản lý quy trình, thành viên PMO làm việc chặt chẽ với ScrumMaster để đảm bảo việc áp dụng Scrum tốt nhất có thể. Những hoạt động liên quan đến quy trình này bao gồm các việc sau:

Hỗ trợ việc thiết lập tiêu chuẩn và thu thập các số liệu. Cũng giống như trước khi trở nên Agile, PMO xác định tiêu chuẩn và thu thập các số liệu. Nhóm Scrum còn thận trọng với các chương trình đo lường hơn cả một nhóm truyền thống vì vậy PMO cần thực hiện cẩn trọng. Một thứ mà một Agile PMO nên thu thập chính là thông tin về việc thế nào là các nhóm giỏi trong chuyển giao giá trị.

Giảm lãng phí. PMO nên mạnh tay giúp nhóm loại bỏ những hoạt động và thành phần lãng phí trong quy trình. Một Agile PMO nên tránh việc đưa ra các tài liệu, cuộc họp, sự phê duyệt, v.v… trừ khi thật sự cần thiết. PMO cũng nên giúp đội nhận ra những thứ họ đang làm mà chưa tạo thêm giá trị.

Giúp việc tổ chức và hỗ trợ cộng đồng thực hành. Cộng đồng thực hành là nhóm những người cùng chung chí hướng, hay có các kĩ năng giống nhau. Một trong những điều quan trọng nhất mà Agile PMO cần làm là khuyến khích thành lập những cộng đồng như vậy và hỗ trợ họ trong giai đoạn đầu. Cộng động thực hành không chỉ giúp truyền bá Scrum ra toàn tổ chức, mà còn giúp lan tỏa bất kì ý tưởng hay nào từ nhóm này đến nhóm kia.

Tạo nên sự ổn định vừa đủ trong các nhóm. Phần lớn các nhóm, đặc biệt là nhóm Scrum, thường phản ứng tiêu cực khi nghĩ sự ổn định được tạo ra thông qua áp chế. Dạng ổn định tốt nhất đến từ việc phần lớn các nhóm đồng ý với nhau rằng một hoạt động nào đó là một ý tưởng hay. Agile PMO thực hiện điều này bằng cách đảm bảo rằng những ý tưởng tốt sẽ được lan tỏa nhanh chóng giữa các nhóm. Hai hoạt động họ có thể làm là xây dựng các cộng đồng cho những nhà thực hành và huấn luyện Agile.

Cung cấp và duy trì các công cụ. Nhìn chung, các quyết định về công cụ để làm việc nên được giao cho nhóm bất cứ khi nào có thể. Đôi khi, cộng đồng thực hành có thể quyết định chọn các công cụ đem lại lợi ích vàhiệu quả cho tất cả các dự án. Trong một số trường hợp PMO là đơn vị quyết định công cụ nhưng thường là rất hiếm. Tuy nhiên, một Agile PMO có thể hỗ trợ các nhóm bằng cách tìm kiếm những công cụ phù hợp và thực hiện bất kỳ một cấu hình hoặc tinh chỉnh cần thiết nào.

Kết hợp các nhóm. Do phải làm việc với các cá nhân đến từ nhiều nhóm khác nhau, nên các thành viên PMO có vai trò rất quan trọng trong việc kết nối công việc giữa các nhóm khác nhau. Người của PMO thường là người đầu tiên phát hiện khi công việc 2 đội bắt đầu chồng chéo lên nhau. Thành viên PMO có thể thông báo với nhóm khi những tình huống này xảy ra.

Làm mẫu trong việc sử dụng Scrum. Thông qua việc thường xuyên tiếp xúc với Scrum, hầu hết các Agile PMO sớm nhận ra sự hữu ích của Scrum như là một khung làm việc đa năng trong quản trị dự án. Khi đó, rất nhiều PMO chọn ngay Scrum để vận hành PMO. Họ lập kế hoạch Sprint hằng tháng, thực hiện Scrum Hằng ngày và làm như vậy với những nhóm khác.

Làm việc với các nhóm khác. PMO có thể là một nguồn hỗ trợ rất tốt để các nhóm làm việc với nhau, đặc biệt là nhân sự và hành chính. PMO giúp giải thích cho nhóm hành về những ảnh hưởng tiêu cực của việc chia nhóm ra hai tầng của tòa nhà hay lập trình viên và kiểm thử cùng một đội phải ngồi tách biệt nhau. Một PMO tốt sẽ làm việc với nhân sự nhằm loại bỏ những câu hỏi đánh giá hằng năm làm mất tinh thần đồng đội.

Đổi tên PMO

Rất nhiều PMO quyết định đổi tên để phù hợp hơn với vai trò mới của họ. Mặc dù không có cái tên phổ biến nào, nhưng tôi vẫn thường nghe đến những cái tên này nhiều nhất: Trung tâm Scrum ưu tú, Trung tâm năng lực Scrum, Văn phòng Scrum, và Hỗ trợ phát triển.

Nhiều người nghi ngờ về những cái tên rất “kêu” này. Họ hoài nghi về chất lượng PMO nếu chỉ đổi tên mà vẫn không hề thay đổi bản chất. Vậy nên bất kể được gọi là gì, PMO hỗ trợ quá trình phát triển của tổ chức cần thay đổi hơn là chỉ cái tên của mình để thành công với Scrum.

Một PMO có thể có quyền lực không chính thức cũng như kinh nghiệm dự án rất lớn. Mối quan hệ mang tính đối nghịch có thể hiệu quả lúc đầu, một nhóm có PMO cùng với Scrum không chỉ tránh được những cản trở có thể xảy ra mà còn thu lại lợi ích từ một mối đồng minh mạnh mẽ. Trong quá trình chuyển đổi sang Agile, khi có thể hãy chọn kết bạn hơn là tạo ra kẻ thù.

Tác giả: Mike Cohn | Nguồn: www.mountaingoatsoftware.com

phản hồi