Một hôm ở phố phần mềm Duy Tân, nhóm ba người chúng tôi đi vào một quán bún. Lúc đó quán có 5 người phục vụ và khoảng 30 khách.
Phút thứ 5:
Một bạn nữ với dáng vẻ tất bật tới hỏi: Các anh dùng gì?
Để đơn giản tất cả chúng tôi đều chọn món bún bò.
Phút thứ 15:
Một nhân viên khác thấy chúng tôi ngồi lâu lại hỏi: Các anh dùng gì?
Chúng tôi: bún bò.
Phút thứ 20:
Thấy lâu chưa có đồ, chúng tôi hỏi một nhân viên khác: Bao giờ bọn anh có món em?
Bạn ấy trả lời: Các anh dùng gì nhỉ?
Chúng tôi: Bọn anh đã gọi hai lần, bún bò em nhé.
Nhân viên: Anh thông cảm, quán đông quá.
Phút thứ 30:
10 phút trôi qua, chúng tôi vẫn chưa có bát bún của mình. Một bạn nữa lại ra với câu hỏi: Các anh dùng gì?
Chúng tôi lại trả lời: Bún bò em.
Phút thứ 35:
5 phút nữa một bạn lại hỏi xem chúng tôi ăn gì để chuẩn bị ngay.
Cuối cùng chúng tôi cũng có đồ ăn.
Câu chuyện trên đúng là ít khi xảy ra, nhưng hầu hết chúng ta đều gặp tình trạng bận, lụt hoặc rối. Vấn đề là chúng ta có cách nào giúp mình từng bước thoát khỏi tình trạng này một cách bền vững?
Kanban nói rằng nếu không trực quan hóa, chúng ta rất dễ quên việc. Bởi thế có việc gì hãy ghi hết ra. Ví dụ ở bảng công việc của một designer (Hình 1), khi có ý tưởng hoặc thấy một điều gì đó cần làm, bạn ấy sẽ chuyển hết vào cột Ideas để không bị quên. Sau đó phân tích, nếu thấy thực sự cần làm thì chuyển sang cột Todo. Khi nào bắt đầu làm việc đó bạn ấy chuyển sang cột Doing. Với cách nay bạn ấy sẽ không bao giờ bị quên việc.
Hình 1: Bảng công việc của một Designer trên Trello
Nguyên lý trực quan hóa được kết hợp với việc xác định độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, giúp cho chúng ta nhanh chóng biết bây giờ mình phải làm gì mà không mất thời gian suy nghĩ, nhớ lại, thậm chí là khi cần báo cáo lại tình trạng công việc cho người khác cũng rất dễ dàng.
Bạn đã bao giờ phải làm quá nhiều việc, cứ chuyển qua chuyển lại giữa các việc và cuối cùng không xong được việc gì? Đa nhiệm là một vấn đề mà tất cả chúng ta và các nhóm đều gặp phải. Theo nghiên cứu cái giá của đa nhiệm thì chúng ta lãng phí trung bình 40% công sức cho việc chuyển qua lại giữa các công việc và chi phí này có thể tăng tới 80%.
Ban đầu một công ty khách hàng của tôi quản lý xoay quanh những dự án. Có một số lượng lớn key-person chạy rất nhiều dự án đồng thời dưới sự quản lý công việc của các quản lý dự án khác nhau. Các bạn ấy lúc nào cũng ở tình trạng bối rối. Không biết làm gì, mất rất nhiều thời gian chuyển đổi giữa các dự án mà không làm được việc gì. Sau đó công ty dần tổ chức để vấn để tránh đa nhiệm được giải quyết, một người chỉ làm một dự án thì tình trạng dự án trở nên tốt hơn và các bạn ấy cũng thỏa mái hơn rất nhiều và dĩ nhiên là lượng người không tăng.
Kanban cung cấp nguyên lý giới hạn công việc đang làm (Limit Work In Progress – Limit WIP) để giúp chúng ta tập trung cao hơn. Trong Hình 1 bạn thấy số 3 ở cột Doing, tức là số việc bạn ấy có thể làm tại một thời điểm tối đa là 3. Hãy làm từng việc một, làm tới đâu xong tới đó, bạn sẽ thấy hiệu quả công việc tăng lên đáng kể.
Kaizen là linh hồn của nền sản xuất Tinh Gọn đã đưa nước Nhật trở thành cường quốc công nghiệp thế giới những năm 70. Ở đây quy trình sản xuất được cải tiến liên tục cho dù đã rất tốt. Bạn có biết nếu bạn duy trì thực hiện những cải tiến rất nhỏ để tăng năng suất lên1% mỗi tuần thì sau một năm bạn có thể tăng năng suất lên tới 67% không?
Quản lý công việc theo luồng là nguyên lý rất quan trọng khi làm việc theo nhóm hay thực thi dự án. Khi định nghĩa ra luồng để thực thi, chúng ta sẽ thấy trạng thái của từng hạng mục công việc rất rõ ràng và thậm chí phát hiện ra đâu là nơi công việc bị tắc nghẽn nhiều nhất để từ đó có hành động bảo vệ, bố trí thêm nguồn lực, v.v.. Khi nhìn công việc theo luồng, chúng ta có thể nhìn thấy toàn cảnh để từ đó có kế hoạch cải tiến ở mức độ hệ thống.
Cộng tác nhóm là nguyên lý đã được nhúng vào bảng Kanban thông qua quản lý theo luồng, giới hạn công việc đang làm. Một thành viên phải dừng tất cả công việc lại để xử lý những hạng mục đang bị tắc. Ví dụ, trước kia mỗi người làm một nhóm việc, khi một ai đó bị tắc thì những người còn lại cũng không nhận ra hoặc ít nhất không thấy công việc của mình bị ảnh hưởng. Do đó, không ai hỗ trợ người kia cho tới khi người đó phải kêu gọi sự trợ giúp. Nhưng trong Kanban, những người còn lại không được phép làm việc khác nếu như một vài hạng mục đang bị tắc. Giống như khi chúng ta đi trên con đường hẹp, nếu người phía trước mình bị kẹt, ở phía sau chúng ta cũng không thể đi được, vậy nên chúng ta phải giúp người phía trước mình.
Vậy áp dụng Kanban cho cá nhân có khó không?
Sử dụng Kanban cho cá nhân rất dễ. Bạn chỉ cần có một chiếc bảng trắng hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến như Trello. Từ những giáo viên đã luống tuổi tới những em nhỏ và đương nhiên là nhân viên văn phòng, lập trình viên đều có thể sử dụng.
Hình 2: Ví dụ một bảng Kanban cá nhân
Hình 3: Bảng Kanban cá nhân của một quản lý đào tạo
Hãy xem video Quản lý công việc hiệu quả với Personal Kanban để tìm hiểu cách xây dựng cụ thể cho cá nhân.
Áp dụng Kanban cho nhóm có phức tạp không?
Bước đầu, bạn không cần phải thay đổi gì cách thức mà mọi người đang sử dụng để làm việc. Đơn giản để bắt đầu bạn chỉ cần tạo một bảng Kanban để mọi người quản lý công việc trên đó.
