Xem bài 2: ScrumMaster – Nhà quản lí không quản lí (Phần 2)
Xem Bài 1: Khởi nghiệp giai đoạn đầu cần một lối quản trị kiểu mới (Phần 1)
Người Việt thường không được đánh giá cao về khả năng làm việc nhóm. Trong khi đó, việc khởi nghiệp lại đòi hỏi các thành viên của nhóm phải cộng tác ở trình độ cao suốt một thời gian dài và liên tục.
Các nhóm khởi nghiệp cần nhìn nhận đúng những rủi ro tiềm tàng của rào cản có tính văn hóa và kĩ năng này, để xây dựng cho mình một nền tảng làm việc nhóm vững chắc. Từ thực tiễn của các nhóm startup trên khắp thế giới, chúng ta có thể thu được nhiều gợi ý quý báu. Dưới đây là bốn trong số các bài học quan trọng bậc nhất.
1. Có tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng
Tầm nhìn đủ tốt và mục tiêu rõ ràng sẽ hội tụ được đội ngũ mạnh và đam mê để đi đường dài.
Thông thường, nhiều người khởi nghiệp với mong muốn, được phát biểu có phần đơn giản, “để có nhiều tiền”. Đó không phải là một mong muốn tồi, nhưng chưa đủ để thu hút những đồng đội giỏi giang và phù hợp để cùng nhau đi xa.
Nhóm khởi sự thường sẽ phải nhìn nhận rõ về bài toán mà mình cần giải. Đó phải là vấn đề nổi cộm mà xã hội hiện nay chưa có lời giải, hoặc giải pháp chưa tối ưu. Nhóm khởi nghiệp tự giao cho mình nhiệm vụ đó. Họ chia sẻ một tầm nhìn về một thế giới tốt đẹp hơn thông qua thực hiện cái nhiệm vụ tự giao ấy.
Lúc khởi nghiệp, Mark Zuckerberg của Facebook mơ đến một thế giới không biên giới có thể kết nối với nhau, Bill Gates có thể đã muốn mang PC đến với người dân thường chứ không chỉ có mặt trong các phòng máy tính ở các trường đại học, còn sáng lập viên của AirBnB thì nhìn thấy một viễn cảnh về việc ai cũng có thể yên tâm ở bất kì đâu, tiện lợi và thoải mái như ở nhà mình.
Chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ mục đích làm việc có sức mạnh lớn lao đối với nhóm. Nó sẽ giúp nhóm chụm đầu vào và tận dụng sức mạnh tập thể, vượt qua được muôn vàn khó khăn trong quá trình khởi nghiệp.
Tiếp theo sau tầm nhìn là một hệ thống các mục tiêu rõ ràng. Có thể là những mục tiêu theo quý thử thách thiết lập theo phương pháp OKRs từng phổ biến ở Google và nay được ưa chuộng khắp nơi, hoặc là những mục tiêu tuần cụ thể theo phương pháp SMART một thời từng là ‘mốt’ ở tập đoàn GE. Điều cốt lõi là phải có mục tiêu, và cả nhóm tập trung hết sức vào đó.
Khởi nghiệp thường phải đối mặt với sự không rõ ràng, quá nhiều cơ hội và rất dễ sao nhãng, rẽ ngang rẽ ngửa. Mất tập trung là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến startup thất bại.
Thực tế, nhiều nhóm khởi nghiệp gây được sự chú ý và gọi được vốn chỉ bởi vì có một tầm nhìn tốt, và cá nhân các sáng lập viên đam mê thực sự với tầm nhìn đó.
2. Cấu trúc, bản sắc và quy tắc cụ thể
Nói bản sắc ở đây là ám chỉ những ‘giá trị cốt lõi’ mà nhóm chia sẻ. Giá trị cốt lõi mô tả cách thức mà nhóm sẽ cộng tác với nhau, không từ bỏ khi gặp khó khăn, hoặc cũng là tiêu chuẩn để lựa chọn hành vi cho phù hợp.
Một ví dụ về giá trị cốt lõi được mô tả trong quy tắc của nhóm phát triển sản phẩm sử dụng phương pháp làm việc hiện đại Scrum: Cam kết, Tập trung, Cởi mở, Tôn trọng và Dũng cảm. Có những nhóm sẽ chọn “Sáng tạo”, có nhóm lại chọn “Táy máy” làm giá trị để đặt nền móng hoạt động.
Những yêu cầu cơ bản này sẽ làm nên những ràng buộc quan trọng nhất cho các hành vi và ứng xử trong nhóm, giúp từng thành viên biết được đâu là ranh giới không được vượt qua. Nó cũng là căn cứ để điều chỉnh những thứ ‘không phù hợp’ và đôi khi có ích cả trong lúc xử lí xung đột.
Ngoài giá trị cốt lõi làm thành bản sắc, nhóm cộng tác cần thêm một cấu trúc rõ ràng và bộ quy tắc ứng xử quy định cụ thể về các điều cốt yếu như ai làm gì, ra quyết định thế nào, quan niệm về thời gian, quan niệm về hạn chót, quan niệm về kỉ luật, các vấn đề về nguồn lực hay các tiêu chuẩn cao của công việc.
Những quy chuẩn này nên được ghi ra, thảo luận kĩ và đồng thuận của toàn bộ thành viên nhóm. Ngoài mô tả vai trò (hoặc “mô tả công việc”), nhiều nhóm khởi nghiệp còn thấy nên soạn thảo các “Thỏa ước tập thể” hoặc “Thoả thuận làm việc” để nhắc nhau cộng tác cho thật tốt.
3. Quy trình làm việc năng suất
Hệ thống quy tắc và giá trị cốt lõi vẫn chưa đủ, nhóm cần phải biết tổ chức công việc của mình. Sử dụng một khung làm việc hiệu quả như Scrum là một sự khởi đầu tốt để thiết lập cách làm việc khoa học và năng suất.
Những quy trình làm việc này cần xác định rõ khi nào cần họp cùng nhau, họp như thế nào, với mục đích gì, ở đâu và ai là người điều phối, ai là người tham dự…
Các công cụ cộng tác, công cụ giao tiếp, tần suất giao tiếp cũng phải được xác định rõ. Các nơi lưu trữ tài liệu, cùng với các công cụ cần thiết cho công việc cũng cần được tổ chức sao cho cả nhóm có được sự thuận lợi nhất.
Ngoài ra, các quy trình nghiệp vụ cũng cần phải dần được tiêu chuẩn hóa, cải tiến liên tục để đạt hiệu quả cao nhất, không chỉ tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong tác nghiệp, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng từ việc chuyển giao giá trị sớm và thường xuyên, mang đến sự hài lòng tối đa, thuyết phục ngày càng nhiều khách hàng trung thành với sản phẩm và dịch vụ của nhóm.
Ở thế giới của công nghệ ngày nay, thì những quy trình làm việc này có thể sẽ được số hóa, tự động hóa cao độ để đạt được hiệu quả tối ưu. Các nhóm cần hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục về năng suất, chất lượng và khả năng sáng tạo.
4. Giao tiếp hiệu quả
Một nghiên cứu từ đại học MIT cho thấy, nhìn vào khuôn mẫu giao tiếp, người ta có thể phỏng đoán được hiệu suất làm việc của một nhóm. Nghiên cứu cũng khẳng định lại một nhận xét quan trọng: Giao tiếp trực diện là tốt nhất, còn tệ nhất là dùng email và nhắn tin.
Thật đáng tiếc, vì sự tiện dụng của các phần mềm nhắn tin hiện đại, các nhóm hiện nay có xu hướng tương tác với nhau thông qua máy tính hơn là ngồi nói chuyện với nhau. Điều này lại càng rõ nét ở những nhóm khởi nghiệp trẻ thuộc thế hệ Millennials (sinh từ năm 1981) trở đi.
Trong phương pháp nổi tiếng về làm việc nhóm Scrum, việc tương tác nhóm được ‘quy chuẩn hóa’. Trong chu kì làm việc hai tuần của một nhóm phát triển sản phẩm, thì ngày đầu tuần cả nhóm sẽ ngồi cùng nhau để lập kế hoạch; ngày cuối cùng nhóm để một nửa rà soát thành quả làm việc và dùng để cải tiến sản phẩm, nửa còn lại để cùng họp và tìm ra cách cải tiến phương thức cộng tác. Hàng ngày nhóm đều đứng họp cùng nhau trong phiên họp có tên Daily Scrum để cập nhật tiến độ công việc và điều chỉnh kế hoạch của nhóm cho phù hợp với thực tiễn.
Toàn bộ những cuộc họp đó được tiếp cận như những cơ chế cộng tác trực tiếp quan trọng, mọi người cùng tham gia, có người điều phối rõ ràng, và tất cả được đóng góp sức mình vào đó chứ không phải là những cuộc họp một chiều chỉ mang tính “huấn thị” và “truyền cảm hứng” chung chung.
Như chúng ta có thể đã từng trải nghiệm, cộng tác là một trò chơi khó đối với bất kì một nhóm làm việc nào. Nhưng đó lại là chìa khóa để mở cửa thành công cho một nhóm khởi nghiệp. Việc có cho mình một viễn kiến hấp dẫn, các mục tiêu rõ ràng, cấu trúc nhóm hợp lí cùng với các giá trị cốt lõi và quy tắc làm việc được chia sẻ, cùng với khả năng giao tiếp hiệu quả sẽ như một bệ đỡ quan trọng để nhóm cùng nhau làm việc ăn ý, vượt các chướng ngại vật để tiến về đích.
Dương Trọng Tấn
Nguồn: Doimoisangtao.vn
