Ở dạng căn bản nhất, một bảng công việc (task board) có thể được vẽ trên một bảng trắng hay trên tường. Dùng băng dính điện hoặc một chiếc bút xóa khô để chia bảng thành 3 cột có nhãn là: “Cần làm”, “Đang làm”, “Đã xong”. Mỗi tờ giấy ghi chú hay thẻ chỉ mục tương ứng với một tác vụ mà nhóm đang thực hiện, được đặt vào những cột ứng với trạng thái hiện tại của tác vụ.
Bảng công việc đơn giản
Bảng công việc có rất nhiều biến thể. Có thể thay đổi bố cục, chẳng hạn đổi cột thành hàng (mặc dù theo cột vẫn phổ biến hơn). Số cột và tên cột cũng đa dạng, các cột phía sau thường để thể hiện một hoạt động nào đó, ví dụ “Đang kiểm thử”.
Bản công việc phức tạp
Bảng công việc được cập nhật thường xuyên, chủ yếu là trong phiên họp hằng ngày, dựa theo tiến độ của nhóm từ lần cập nhật trước. Bảng công việc thường “reset” lại mỗi khi bắt đầu một phân đoạn để khớp với kế hoạch của phân đoạn.
Lợi ích
Bảng công việc là một máy lan tỏa thông tin – giúp đảm bảo thông tin thích hợp được truyền tới toàn bộ nhóm một cách hiệu quả.
Bảng công việc được dùng làm tiêu điểm trong cuộc họp hằng ngày, giữ mọi người tập trung vào tiến độ và các trở ngại.
Sự đơn giản và linh hoạt của bảng công việc cùng với những thành phần cơ bản (giấy ghi chú, hạt ghi chú, v.v.) cho phép nhóm thể hiện được bất kỳ thông tin cần thiết nào: màu sắc dùng để phân biệt các chức năng và sửa lỗi, hướng đặt giấy ghi chú dùng để biểu thị những trường hợp đặc biệt kiểu như tác vụ bị tắc, hạt ghi chú có thể dùng để đánh dấu số ngày một tác vụ nằm trong cột “Đang làm”…
Sai lầm thường gặp
Nhiều nhóm mới áp dụng Agile vội vàng dùng một bảng điện tử (“bảng công việc ảo”) mà chưa làm quen trên bảng vật lý trước, do bảng giả lập kém linh hoạt và khả năng tương tác kém hơn. Dù nhóm phân tán cần phải dùng bảng điện tử thì họ vẫn có nhiều lợi ích khi dùng bảng vật lý sau đó tái lập lại thông tin lên bảng điện tử.
Lược dịch từ Agile Alliance
Người dịch: Nguyễn Trung Tuyến
