Agile/Scrum: Tăng năng suất làm việc nhóm và cá nhân như thế nào?

Năng suất và nâng cao năng suất luôn là một mối quan tâm lớn của bất cứ doanh nghiệp nào. Nói đến năng suất có nghĩa là nói đến tỉ lệ giữa kết quả đạt được (output) đối với chi phí bỏ ra (input) cho quá trình sản xuất. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến năng suất, chẳng hạn: Con người, quy trình, sản phẩm, công cụ, nền tảng xã hội, v.v.. Và do đó, các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để đảm bảo và Nhom-Scrumnâng cao được năng suất của mình.

Trong ngành sản xuất phần mềm cũng vậy, năng suất luôn là một yếu tố ảnh hưởng mang tính quyết định đến thành công của các dự án, sản phẩm và sự phát triển của các doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp đã hoặc đang có ý định áp dụng Agile\Scrum thì một trong những băn khoăn thường gặp nhất đó là Agile\Scrum đề cập đến vấn đề năng suất như thế nào?

Năng suất không hề được nhắc đến trong Tuyên ngôn Agile

Bản Tuyên ngôn Agile được coi là kim chỉ nam của tất cả các phương pháp Agile, tuy nhiên, trong tài liệu này (và cả 12 nguyên tắc phía sau của nó) đều không có một từ nào nhắc đến năng suất một cách trực tiếp.

Tăng năng suất cũng không hề được nhắc đến trong Scrum Guide

Cả trong bản Scrum Guide, tài liệu được coi là tiêu chuẩn nhất mô tả về Scrum thì cũng không hề đưa ra bất cứ kỹ thuật hay hướng dẫn nào cụ thể để trực tiếp đảm bảo và nâng cao năng suất của nhóm.

Vậy chẳng lẽ Agile\Scrum không hề quan tâm đến một tiêu chí rất quan trọng mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều đặt lên hàng đầu đó là năng suất?

Không hẳn như vậy. Việc 2 tài liệu này không nhắc đến không có nghĩa là vấn đề năng suất không được đề cập và xử lý trong Agile\Scrum, mà ngược lại, nó được giải quyết một cách ngầm định từ bên trong lõi của các phương pháp này. Ngoài ra, trên thực tế còn có rất nhiều kỹ thuật và công cụ để cho các nhóm Agile\Scrum sử dụng nhằm nâng cao năng suất của cá nhân, nhóm và tổ chức.

Nhóm liên chức năng giúp tăng năng suất

Nhóm liên chức năng là một nhóm bao gồm đầy đủ tất cả những kỹ năng cần thiết để tạo ra sản phẩm mà không cần sự trợ giúp từ bên ngoài. Điều này đồng nghĩa với việc nhóm tự chủ về các kỹ năng, tự giải quyết được vấn đề của mình, không mất thời gian chờ đợi hay phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ bên ngoài. Đây là một yếu tố giúp tăng năng suất. Nếu nhóm của bạn không có kỹ năng kiểm thử, liệu bạn có thể sớm hoàn thành được nhiều công việc hay không?

Nhóm tự tổ chức giúp tăng năng suất

Nhóm tự tổ chức là một nhóm mà ở đó các thành viên tham gia giải quyết vấn đề một cách chủ động trong khuôn khổ của nhóm, không có sự quản lý hay chỉ đạo từ người khác ở bên ngoài. Mỗi thành viên có những hiểu biết khác nhau, kỹ năng khác nhau, năng lực khác nhau, và hơn ai hết, họ hiểu được bản thân mình nhất. Do đó, khi nhóm được trao quyền tự chủ thì họ được lựa chọn và quyết định cách thức hoàn thành công việc một cách phù hợp nhất. Các quyết định được đưa ra nhanh chóng hơn và thích ứng với sự thay đổi của môi trường sản xuất. Đây cũng chính là một yếu tố nữa giúp cho năng suất được nâng cao.

Ngoài tính chất liên chức năng và tự tổ chức thì tính ổn định và chuyên tâm của nhóm cũng ảnh hưởng rất lớn đến năng suất. Theo một nghiên cứu được CA Agile Central Insights thực hiện và công bố[1] thì nhóm ổn định giúp tăng 60% năng suất (xem bài phân tích tại đây), nhóm có độ chuyên tâm cao thì có năng suất cao gấp đôi so với nhóm có độ chuyên tâm thấp (xem phân tích tại đây).

Sprint ngắn giúp tăng năng suất

“Stop starting, start finishing”

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng năng suất thấp đó là do các công việc bị kéo dài quá lâu. Khi các công việc kéo dài quá lâu, không chỉ bản thân chúng không được hoàn thành mà còn dẫn đến tình trạng đa nhiệm (multi-tasking) – một trong những yếu tố làm mất sự tập trung và làm giảm năng suất khủng khiếp nhất. Năng suất đã giảm, nay còn giảm hơn.

Khi sử dụng Scrum, các Sprint ngắn sẽ giúp giải quyết được vấn đề đó. Một yêu cầu của Scrum đó là kết thúc mỗi Sprint nhóm phải bàn giao được một Phần tăng trưởng chuyển giao được của sản phẩm, có nghĩa là những hạng mục đã hoàn toàn hoàn thành. Điều này cũng đồng nghĩa rằng nhóm sẽ tìm mọi cách để hoàn thành được công việc trong khung thời gian của Sprint chứ không kéo dài chúng ra.
Sprint, với một mục tiêu cố định, cũng giúp gia tăng sự tập trung của nhóm, giúp cho nhóm hoàn thành công việc tốt hơn.

Vậy bạn nên chọn độ dài của Sprint là bao nhiêu tuần? Cũng theo nghiên cứu của CA Agile Central Insights, độ dài Sprint 2 tuần sẽ mang lại hiệu năng tổng quan cao nhất, trong đó năng suất tăng 14% so với Sprint có độ dài 4 tuần.

Cải tiến giúp tăng năng suất

Một hoạt động thường trực và luôn được khuyến khích trong nhiều phương pháp Agile, trong đó có Scrum là cải tiến liên tục. Hoạt động này thường tập trung vào cải tiến quy trình làm việc, và một trong những trọng tâm để cải tiến đó chính là năng suất.

Hãy thử làm một phép tính, nếu một tuần chúng ta cải tiến để tăng năng suất lên thêm 1% (việc này có vẻ dễ dàng, khả thi), thì sau một năm, năng suất của chúng ta sẽ tăng thêm khoảng gần 70%. Đây là một con số có thể làm hài lòng bất cứ nhà quản lý nào và xứng đáng để đầu tư. Do vậy, bạn đừng bao giờ bỏ qua hoặc xem nhẹ hoạt động cải tiến.

Cũng theo nghiên cứu được CA Agile Central Insights thực hiện và công bố (xem bài phân tích tại đây) thì các nhóm thực hiện cải tiến liên tục có hiệu năng tổng thể (trong đó có chỉ số về năng suất) cao hơn 20% so với các nhóm không thực hiện cải tiến.

Theo dõi hằng ngày giúp tăng năng suất

Cộng tác liên tục, đồng bộ thường xuyên, thanh tra và thích nghi sau từng ngày làm việc là một trong những cách làm rất hiệu quả để giúp đảm bảo và nâng cao năng suất làm việc của nhóm. Với tần suất thanh tra cao như vậy, bất cứ khó khăn nào gây trở ngại cho việc sản xuất của nhóm đều được sớm phát hiện và tìm biện pháp xử lý kịp thời. Luồng công việc được giữ trôi chảy.

Các công cụ tự động hóa giúp tăng năng suất

Ngày nay, việc sử dụng các công cụ tự động trong sản xuất phần mềm không còn quá xa lạ, đặc biệt là các nhóm Agile.

  • Kiểm thử tự động: Giảm thiểu công sức dành cho việc kiểm thử, do đó có thể làm được nhiều việc khác. Nhanh chóng có được phản hồi, do đó rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
  • Tích hợp liên tục, tự động: Giảm thiểu công sức dành cho việc tích hợp, phát hiện lỗi tích hợp ngay từ sớm, mất ít công sức và thời gian hơn cho việc khắc phục lỗi tích hợp nếu có.
  • Chuyển giao liên tục, tự động: Đây không chỉ là một công cụ, mà là một kỹ thuật, trong đó các công cụ tự động đóng vai trò quan trọng. Cũng giống như tích hợp tự động, việc chuyển giao liên tục không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn giúp nâng cao năng suất thông qua việc sớm phát hiện các lỗi tiềm tàng, giảm thiểu công sức và thời gian xử lý chúng.

Ngoài những kỹ thuật, công cụ như đã kể trên thì còn có rất nhiều những lựa chọn khác rất tốt nếu bạn đang tìm kiếm, chẳng hạn như Docker, các công cụ phân tích mã nguồn tự động, các mô hình phát triển trong đó các công cụ được kết nối với nhau một cách tự động, hiệu quả…

Bạn có dùng Kanban?

Kanban không chỉ là một công cụ, mà nó là một phương pháp làm việc cực kỳ hiệu quả. Các nguyên lý của Kanban, trong đó có trực quan hóa các công việc và giới hạn việc đồng thời là những biện pháp cực kỳ hữu ích trong việc nâng cao năng suất cũng như hiệu quả công việc.

Các dẫn chứng về mối quan hệ giữa Agile/Scrum và năng suất trong doanh nghiệp
Theo một lược khảo tài liệu được thực hiện năm 2008 bởi các giáo sư của trường Đại học Liên bang Pernambuco, Brasil, để tìm ra mối quan hệ giữa Scrum và năng suất của các dự án. Trong hơn 28 tài liệu được lựa chọn thì có tới 14 tài liệu có dẫn chứng về việc Scrum giúp cải thiện năng suất của dự án[2].

Agile-Scrum-nang-suat-1

Lược khảo tài liệu: Các dẫn chứng về mối quan hệ giữa Scrum và năng suất cùng các chỉ số khác

Theo đó, ngoài việc cải thiện năng suất thì còn có bằng chứng về việc Scrum giúp nâng cao độ hài lòng của khách hàng, chất lượng sản phẩm, động lực của nhóm và giảm thiểu chi phí.

Còn theo khảo sát hằng năm về tình trạng áp dụng Agile được thực hiện bởi VersionOne[3], thì tăng năng suất là một trong ba lợi ích lớn nhất mà Agile mang lại, điều này được thể hiện trong các khảo sát của 5 năm liên tục. Có đến 85% các nhóm khẳng định Agile giúp tăng năng suất, 55% các nhóm lựa chọn Agile vì lí do tăng năng suất.

Agile-scrum-nang-suat-2
Khảo sát của VersionOne 2016: Những lợi ích lớn nhất mà Agile mang lại cho các nhóm

Agile-Scrum-nang-suat-3

Khảo sát của VersionOne 2016: Các lí do quan trọng nhất để lựa chọn áp dụng Agile

Như vậy, chúng ta thấy rằng Agile/Scrum mặc dù không trực tiếp nhắc đến vấn đề năng suất trong các tài liệu tiêu chuẩn của mình, nhưng trên thực tế thì năng suất luôn được quan tâm và thúc đẩy ngay trong bản thân từng phương pháp. Các kỹ thuật và công cụ phát triển là những lựa chọn rất cụ thể nữa mà chúng ta có thể đưa vào áp dụng để đảm bảo và nâng cao năng suất ở cả cấp độ cá nhân và nhóm.

Một câu hỏi được đặt ra cho chúng ta là: Làm thế nào để biết năng suất của mình/nhóm mình là bao nhiêu? Tăng hay giảm? Hay nói cách khác, làm thế nào để đo năng suất?

Nguyễn Khắc Nhật.


Nguồn dữ liệu tham khảo:

[1]https://www.rallydev.com/resource/impact-agile-quantified-sdpi-whitepaper

[2]https://www.semanticscholar.org/paper/SCRUM-and-Productivity-in-Software-Projects-A-Cardozo-Neto/d96e3d9bbcbb86a51db39f5d5f50d6499626d02b/pdf

[3]https://versionone.com/pdf/VersionOne-10th-Annual-State-of-Agile-Report.pdf

phản hồi

Leave a Reply

Your email address will not be published.