Tối ưu hóa năng suất công việc với #Trello

trello-1

Một hướng dẫn áp dụng phương pháp hoàn thành mọi việc (GTĐ) của David Allen sử dụng bảng Trello do giám đốc điều hành (CEO) Greenhouse thực hiện.

Nhiều lúc, bạn tình cờ nhận ra sự kết hợp tuyệt vời của những thứ sử dụng cùng với nhau, bạn tự hỏi tại sao mà bạn có cần một thứ này mà không có thứ khác, giống như kiểu thịt chó phải có mắm tôm vậy. Trello và phương pháp Getting Things Done cũng thế – hai ý tưởng tuyệt vời bổ sung hoàn hảo cho nhau!

Vậy thì, hôm nay chúng ra sẽ cùng tìm hiểu cách sử dụng Trello để bổ sung cho phương pháp Getting Things Done, làm rõ và xử lý tất cả “vấn đề” mà bạn đang cố gắng thực hiện trong công việc và cuộc sống.

‘Getting Things Done’ là gì?

” Getting Things Done ” (thường được viết tắt là GTD) là một phương pháp phổ biến và hiệu quả để quản lý thời gian và công việc.  Chuyên gia tư vấn về làm việc hiệu quả David Allen đề cập đến trong cuốn sách bán chạy nhất năm 2001, phương pháp GTD đã phát triển thành văn hoá riêng được nhiều người sùng bái. Vốn là một người có thói quen trì hoãn (luôn gặp rắc rối với việc tập trung và đặt ưu tiên), tôi nhận ra GTD thực sự đáng được quan tâm và thích hợp với cách làm việc của tôi.

Nếu bạn chưa quen với phương pháp Getting Things Done, tôi khuyên bạn nên đọc cuốn sách này của Allen . Phần trọng tâm của phương pháp GTD mà mà tôi muốn nhắc tới ở đây là có một giao thức rõ ràng để có thể loại bỏ tất cả những thứ tôi cần quan tâm ra khỏi đầu và đặt  chúng vào một nơi có tổ chức. Trong thuật ngữ GTD, đây là các bước “Thu thập”( Collect), “Xử lý”( Process) và “Tổ chức” ( Organize).

Liên kết GTD với Trello

Bản chất của GTD chỉ đơn giản là tập hợp các ý tưởng được nêu ra trong một cuốn sách. Nó không phải là một bộ phận của phần mềm hoặc cái gì đó hữu hình. Trong nhiều năm tôi đã không tìm thấy một hệ thống thực sự tốt để thực hiện nó. Tôi đã thử Notepad, Microsoft OneNote, Things, và nhiều công cụ phần mềm khác, nhưng không có cái nào trong số đó thực sự thành công trong việc giúp tôi làm việc theo hệ thống GTD.

Và rồi, một ngày nọ, Trello xuất hiện!

Tôi đã khám phá ra làm thế nào để Trello có thể sắp xếp hoàn hảo nhằm tăng cường luồng công việc GTD và từ đó trở đi tôi đã bị nghiện nó. Tôi thấy Trello đặc biệt hữu ích cho các giai đoạn ” Collect “, ” Process ” và ” Organize “, vì vậy tôi sẽ đi sâu hơn vào chi tiết của từng bước nói trên và cách tôi sử dụng Trello để giải thích cho chúng.

bang-trello-minh-hoa-1

Thu thập thông tin trong cột “Inbox”

Bước này khá là đơn giản: Nó đảm bảo rằng tôi có thể nắm bắt tất cả những ý tưởng nảy sinh trong ngày. Cho dù đó chỉ là một câu hỏi mà tôi nghĩ đến trong thời gian di chuyển đến công ty, một cuộc nói chuyện qua điện thoại với nhân viên, hoặc email từ khách hàng, tôi phải đảm bảo rằng tôi sẽ ghi nó lại càng sớm càng tốt để không quên chúng. Miễn là nội dung được loại khỏi đầu và để đặt vào mục ‘Inbox’, tôi biết tôi sẽ theo dõi được chúng, và sẽ xem xét nó chặt chẽ hơn sau khi tôi có thời gian cho các bước Process và Organize.

Đây là hình minh họa cách tôi làm là xử lý cột “Inbox” của tôi trên Trello:

mô tả chi tiết cột inbox

Tính năng email-to-board cho phép bạn tạo địa chỉ email tùy chỉnh cho bất kỳ board nào, và bất cứ khi nào một email được gửi đến địa chỉ đó, Trello tạo một thẻ tự động trong board và list được chỉ định của bạn. Bạn có thể thêm bất kỳ thông tin hoặc hình ảnh nào bạn muốn.

Khi tôi đang ở trên tàu điện ngầm hoặc đứng xếp hàng tại một chiếc xe tải để mua đồ ăn và bất chợt một ý tưởng tuyệt vời đến với tôi thì đơn giản tôi chỉ cân ‘bắn’ một email đến bảng Trello của tôi và thế là card được chuyển tới trong cột Inbox, và chờ đợi để được xử lý.

email-to-board

Rất nhiều việc có thể được thực hiện trên ứng dụng Trello trên điên thoại di động. Đôi khi tôi có một vài phút thời gian ‘chết’ trong khi tôi đi khỏi bàn làm việc của mình, nhưng tôi vẫn có thể nhìn qua board của tôi và dễ dàng tạo ra một card, ghi chép và di chuyển mọi thứ giữa các cột, …

 

Xử lý thông tin (Processing`)

Thu thập các ý tưởng, cũng như tôi đã nêu ở phần trước, nó chủ yếu liên quan đến tính hiệu quả trong lúc bận rộn. Tôi chỉ muốn nắm bắt được bản chất của vấn đề hoặc câu hỏi để tôi có đủ thông tin để suy nghĩ lại khi chuyển chúng sang giai đoạn “xử lý” sau này.

Trong giai đoạn xử lý, giống như phương pháp GTD quy định, ý tưởng là lướt qua các đầu việc (item) trong cột Inbox và tìm hiểu xem liệu có cần làm gì không, nếu có, thì là cái gì, khi nào và do ai phụ trách. Mục đích là tìm hiểu tất cả “nội dung” trong Inbox và chỉ để lại những công việc (action) mà tôi có thể giải quyết trong thời gian “Do” của mình.

Bước Processing có thể được biểu diễn theo biểu đồ sau:

so-do-so-dung-trello-4

Nó có thể thực hiện được không (actionable)?

Một số nội dung trong cột Inbox của bạn sẽ được xử lý (như “Gửi email cho nhân viên thông báo chương trình khuyến mại Q4 của chúng tôi”). Một số sẽ không được (như một sách nên đọc, biên lai mua hàng, v.v.). Trong những trường hợp đó, sẽ không có gì để “làm” cả.

Vì vậy, trước hết, nếu nội dung là “Không thể thực hiện được”, tôi có thể xóa nó (điều đó khá là đơn giản) hoặc thêm vào cột “Reference Materials ” (các tài liệu tham khảo). Trong Trello, tôi sử dụng nút Archive để xóa một card mà không cần phải theo dõi thêm, và một cột gọi là “Reference Materials” cho bất cứ vấn đề gì có thể tôi sẽ muốn xem xét lại sau này. Một bước chuyển dễ dàng và mục ‘SÁCH NÊN ĐỌC’ bây giờ đã được lưu ở vị trí thích hợp nhất.

Một ngày nào đó, ví dụ như khi tôi đi du lịch, tôi sẽ tìm lại cột ‘Reference Materials’ của tôi và tìm những thứ thú vị để khám phá thêm.  Còn trong phần lớn thời gian còn lại, nó không có trong cuộc sống hàng ngày của tôi, không vướng bận lên tâm trí của tôi, và ở an toàn một chỗ mà không làm tôi phân tâm.

Mặt khác, nếu nó “có thể thực hiện (actionable), thì đó là thời gian để tìm ra bản chất của hành động là, người cần để xử lý nó, và khi nào.

Chỉ cần một bước để hoàn thành?

Đôi khi một số công việc có thể thực hiện chỉ với một bước. Chúng có thể cần nhiều hoặc ít thời gian hơn (để chúng ta xử lý được nó) nhưng cơ bản thì nó chỉ cần làm một việc duy  nhất, không yêu cầu lập kế hoạch hoặc phối hợp với người khác. Một ví dụ điển hình có thể là “Gửi email cho Khách hàng X và cảm ơn vì sự giúp đỡ của họ.”

Nếu một item không thể hoàn thành được trong một bước, GTD sẽ coi nó là một ‘dự án’ (project) . Các project có thể rất lớn (chẳng hạn như “Tái cơ cấu bộ phận bán hàng”) hoặc nhỏ (“Lên kế hoạch cho kỳ nghỉ của tôi”).

Tôi tạo ra một card (cột) riêng biệt cho mỗi dự án, và trong tiêu đề của thẻ tôi đặt mục tiêu của dự án bằng cách mô tả những gì tôi đang cố gắng để hoàn thành. Đây là một ví dụ:

giải thích sơ đồ 1

Các card dự án của tôi đều nằm trong list ‘Projects’ của chính nó. Tôi sẽ sử dụng các thẻ có nhãn màu khác nhau để tạo các tiêu đề phụ trong cột, giúp tôi phân loại project theo lĩnh vực (điều này giúp tôi vì tôi giám sát nhiều lĩnh vực khác nhau  và mỗi project có thể có nhiều dự án nhỏ cùng một lúc). Dưới đây là một ví dụ về danh sách project của tôi:

diễn giải sơ đồ 2

Mỗi tuần một lần tôi lật từng project và xem lại nó. Những vấn đề chính mà tôi kiểm tra là:

  1. Tôi còn cần project này không? Nếu nó đã hoàn thành, tôi có thể archive thẻ (để lưu trữ thẻ).
  2. Có ‘action item’ nào không? Nếu không, hãy tìm hiểu xem cần phải làm gì tiếp theo và tạo card ‘action’ mới thích hợp (trong column ” action items ” của tôi). Hoặc nếu tôi đang đợi người khác (dưới đây bạn sẽ thấy tôi cách tôi làm điều đó như thế nào), tôi có thể kểm tra cùng người đó để xem công việc của họ tiến triển như thế nào và thúc đẩy dự án.

Có cần nhiều hơn hai phút để hoàn thành?

Kéo xuống phía dưới danh sách, bây giờ tôi sẽ đáng giá các item có thể được thực hiện và cần một bước duy nhất để hoàn thành. Câu hỏi tiếp theo là, “Có cần nhiều hơn hai phút để hoàn thành không?”

Đơn giản, nếu câu trả lời là “Không”, thì với mỗi GTD, tôi sẽ làm ngay lập tức! Sau đó, bạn có thể lưu trữ nó với chức bằng cách archive card và tiếp tục với công việc hàng ngày của bạn. Thật tuyệt vời để xử lý các công việc nhỏ theo cách đó và không bao giờ phải suy nghĩ về nó một lần nữa. Điều này là hoàn hảo cho những thứ như: trả lời yêu cầu nhanh, thanh toán hóa đơn trực tuyến, v.v …

Còn với câu trả lời là “Có”, thì đó là lúc để chỉ định người thực hiện và thời gian để hoàn thành nó.

Những công việc (Item) nào là dành cho tôi?

Một số items có trong cột ‘Inbox’ của bạn, nhưng không phải việc bạn phải làm. Ví dụ: Tôi có thể có một mục là “Đánh giá tài chính hàng quý”, mục này sẽ bắt đầu chỉ khi nhóm tài chính kết thúc mọi việc trong quý và gửi báo cáo. Vì vậy, trong trường hợp này công việc tiếp theo là của nhóm tài chính, không phải của tôi.

Nếu một mục nào đó là do người khác làm, tôi tạo ra một card “Waiting For” và đặt mục đó vào list “Waiting For”. Trong bất kỳ list “Waiting For” nào, tôi tag người tôi đang chờ ngay trong card; Để khi tôi xem lại những mục này tôi biết ai là người có liên quan vào công việc này, và nếu cần, tôi có thể theo dõi họ để kiểm tra công việc.

ví dụ minh họa sơ đồ

Ngày và giờ cụ thể?

Bây giờ, cuối cùng, chúng ta sẽ xử lý ngay các item có thể thực hiện, chỉ tốn một bước, không mất quá hai phút, và cần chính mình thực hiện. Điều cuối cùng tôi cần biết là, nó có cần phải được thực hiện tại một thời điểm cụ thể hay không?

Một ví dụ về một điều gì đó cần được thực hiện vào một thời điểm cụ thể có thể là “Tham dự Cuộc họp Hội đồng Quản trị vào ngày 17 tháng 6.” Chú ý: Những việc như “Chuẩn bị cho hội thảo trước hội đồng quản trị tháng 6” không cần phải được thực hiện vào một thời điểm cụ thể – mà là được thực hiện TRƯỚC một thời gian cụ thể (cụ thể là trước cuộc họp hội đồng quản trị) – nhưng trong phạm vi ưu tiên của bạn và thời gian làm việc có sẵn, bạn có thể làm bất cứ khi nào.

Nếu có điều gì cần được thực hiện tại một thời điểm cụ thể, thì việc đó không nên đặt ở Trello, mà đúng hơn là vào lịch làm việc cá nhân. Đối với công việc hàng ngày, tôi sử dụng lịch để tôi có thể có mặt đúng nơi vào đúng thời điểm cần thiết.

Mặt khác, nếu item không cần phải được thực hiện vào một ngày hoặc thời gian cụ thể, nó sẽ được coi như là một ‘Action Item’. Theo GTD, điều này có nghĩa là item đó đã sẵn sàng để thực hiện bất cứ khi nào bạn đã xây dựng được kế hoạch (Planning) và có thời gian để thực hiện (Do) nó.

Đối với những điều này, tôi sử dụng danh sách những “Action Item” chứa các mục đã được xử lý trước khi lên kế hoạch để tôi có thể làm việc hiệu quả mà không bị phân tâm bởi vì cần phải tìm thêm thông tin hoặc xử lý thêm.

ví dụ minh họa sử dụng bảng trello

Để đạt được hiệu quả tối đa khi tạo ra các ’action item’, tôi tự ghi ra tất cả các chú giải mà tôi cần trong phần mô tả card. Bằng cách đó, khi tôi có một hoặc hai giờ ở nơi làm việc, tôi có thể sử dụng những card này để không lãng phí thời gian trong việc cố gắng tìm tài liệu hoặc nhắc nhở bản thân mình về những chi tiết cần thiết. Ví dụ: một ‘action item’ có các chú giải cần thiết có thể có như sau:

minh họa 1 thẻ trello

Bắt tay vào làm

Khi đọc #GettingThingDone, tôi bị những ý tưởng thu hút. Trước Trello, tôi thấy mình phải vật lộn với một loạt các hệ thống và phần mềm, mà không có cái nào thực sự giúp ích cho tôi.

Nếu bạn thực sự thích sử dụng phương pháp GTD nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc làm cho nó hoạt động trơn tru, tôi khuyên bạn nên dùng #Trello. Thực hiện GTD bằng Trello giúp tôi luôn giữ được sự tổ chức và tránh bị làm phiền. Những gì tôi đã làm có thể không hoàn hảo với riêng bạn; vì thế bạn nên có một số tinh chỉnh sao cho phù hợp với quy trình công việc và phong cách làm việc cụ thể của bạn.

Nếu bạn đã dùng thử nó và có một vài công cụ khác hoặc những ý tưởng để cải tiến, tôi rất muốn nhận chia sẽ từ bạn –  hãy thoải mái để lại comment nhé!

 Daniel Chait

Nhóm dịch CodeGym

Tham khảo thêm:

 Sử dụng trello để quản lý nhóm thế nào cho hiệu quả và chuyên nghiệp

Sử dụng ứng dụng Trello để quản lý năng suất công việc cá nhân hiệu quả, không căng thẳng

phản hồi

Leave a Reply

Your email address will not be published.