Tuần trước, tôi nhận được câu hỏi lớn này từ Faraz (quản lý của một đội hỗ trợ khách hàng năng động), là người đang có nhiều thử nghiệm để Agile hơn. Câu hỏi như sau “Những gì có vẻ là bình thường với dân Agile?” Tôi đã nhận thấy chúng tôi hiếm khi nói chuyện về những thứ nhỏ nhưng hiệu quả đối với những người dùng Agile. Hiếm khi các chương trình thay đổi sâu rộng làm nên một khác biệt lớn, hơn nữa, chúng ta thường không suy nghĩ về những thứ nhỏ nhặt chúng ta làm hằng ngày.
Vậy nên, dưới đây là một danh sách 12 điều có vẻ bình thường với dân Agile, những thứ mà chúng ta không hề quan tâm nhiều về việc chúng có thể tạo ra điều khác biệt lớn.
Giải quyết vấn đề với bảng trắng
Thay vì hướng sự thất vọng của bạn về nhóm lân cận và khởi động một cuộc chiến bằng email, hãy đi tới nhóm đó và giải quyết vấn đề cùng nhau trước một cái bảng trắng. Hãy yêu cầu những người gây ra nỗi thất vọng phác họa vấn đề lên bảng và sau đó hỏi người đó về những cách thức khác nhau có thể xử lý được vấn đề, Rất đơn giản, cực kì hiệu quả.
Uống một cốc cà phê trước khi bắt đầu các phiên cải tiến
Bạn muốn thấy sự cải tiến trong một nhóm lân cận. Thay vì thúc đẩy nó diễn ra ngay lập tức, hãy bắt đầu bằng việc uống cà phê với những người liên quan. Nhận biết những người là chìa khóa để giải quyết c
ác vấn đề.
Dạo hằng ngày qua khu vực nhóm phát triển làm việc
Tôi đã học bí quyết này từ một DBA (nhà quản trị cơ sở dữ liệu). Tôi đã ngạc nhiên bởi khả năng nhận biết tình hình của anh ấy và cách mà anh ấy luôn để mắt tới vấn đề và giải quyết chúng trước tiên. Bí quyết của anh ấy là hằng ngày đi dạo qua khu vực của nhóm phát triển và hỏi han họ về công việc. Điều này vun bồi một mối quan hệ tốt với các nhóm phát triển và đảm bảo rằng các Hỏi-Đáp không bao giờ phải gửi theo kiểu các thẻ hỗ trợ.
Hãy hỏi “Vậy chúng ta nên tập trung vào việc gì?” trước khi kết thúc buổi họp
Các cuộc họp là hố đen trong các tổ chức phát triển phần mềm. Chúng có xu hướng hút bạn vào và sẽ không cho phép bạn thoát ra (ngay cả khi bạn muốn).Trong các cuộc họp, mọi người trình ra những gì họ đang làm và những gì họ đang thấy, nhưng hiếm khi bày tỏ quan điểm về những gì nên xảy ra. Vì vậy kết thúc cuộc họp, hãy chắc chắn đặt câu hỏi “Vậy chúng ta nên tập chung vào việc gì?”để đảm bảo rằng mọi người nắm được các quan điểm chung.
Đưa thời gian xả hơi vào lịch của bạn
Đúng rồi đấy. Hãy đặt một giờ để xả hơi vào trong lịch làm việc của bạn. Hãy làm điều đó ngay đi. Sử dụng thời gian đó để phản tư, sửa chữa những việc gây phiền nhiễu nhỏ mà chưa bao giờ bạn làm, hoặc chỉ là dành thời gian nói chuyện với mọi người.
Cải tiến quy trình hiện tại – hãy vẽ nó lên một cái bảng trắng
Thông thường, các buổi họp cải tiến được khởi động bằng cách nhìn vào một mô hình, một quy trình được phát minh bởi ai đó, hoặc bằng cách sao chép những gì mà người khác đã triển khai thành công.Bí quyết rất đơn giản để lèo lái các buổi họp cải tiến có thể được thực hiện bằng cách:
- Đề nghị nhóm phác họa quy trình của họ lên bảng.
- Yêu cầu họ chú giải những thách thức của mình bằng cách viết chúng lên các tờ giấy ghi chú và đặt chúng ở bên phải của quy trình.
- Yêu cầu họ chú thích các cơ hội của mình bằng cách sử dụng những tờ giấy ghi chú khác màu.
- Chọn 2 vấn đề cải tiến hàng đầu từ bảng và triển khai chúng
Nghe đơn giản đúng không? Những gì bạn nhận thấy là nhóm sẽ chiến đấu với quy trình mà họ đã vẽ ra ngay từ đầu bởi vì mọi người sẽ có các quan điểm khác nhau. Bằng cách vẽ cùng nhau, bạn tạo ra một cơ sở để nhóm chia sẻ và có thể tìm ra những cải tiến cho mình.
Thể hiện sự đánh giá cao
Phát triển sản phẩm phần mềm có đầy dẫy những vấn đề. Khi ai đó có một sáng kiến, ghi nhận nó và thể hiện công khai việc bạn đánh giá cao ý kiến đó. Một sự ghi nhận và một cái gật đầu tôn trọng sẽ đến. Điều này sẽ tạo dựng năng lượng và có thể là một trong những thứ có vẻ nhỏ nhưng lại khởi tạo một bầu không khí tích cực.
Lướt qua các nhiệm vụ của bạn trước buổi họp đứng
Bạn có dùng bảng Kanban không? Bằng cách yêu cầu mọi người tự cập nhật các công việc của mình trong 5 phút trước khi tiến hành buổi họp đứng, sẽ có luồng tốt hơn và ít ‘hừm’ và ‘các tờ giấy ghi chú của tôi đâu’.
Hãy giúp tôi để giúp bạn
Bị chìm ngập trong công việc? Những người làm việc hiệu quả học cách tập trung. Học để nói “không” một cách nhẹ nhàng nhưng cương quyết bằng việc giải thích những thứ khác có độ ưu tiên cao hơn mà bạn đang có. Điều đó xây dựng lòng tin. Một bí quyết nhỏ để tránh chọn từ bảng những công việc bao quát rộng trong các cuộc họp. Bạn nên đề xuất việc trước hết cần làm rõ chúng (một câu hỏi tốt là “Bạn có thể đưa ra một ví dụ về việc thế giới sẽ thế nào nếu chúng ta giải quyết nó?”) Cuối cùng, nếu ai đó rất muốn sự trợ giúp của bạn và WIP (giới hạn việc đang làm) của bạn đã đầy, hãy hỏi “Bạn có thể giúp tôi để giúp bạn được không?”
Đề xuất các cải tiến như những thử nghiệm nhỏ
Bạn muốn mượn một thành viên từ nhóm khác hoặc thử một phương pháp khác phải không? Thay vì đề xuất một thay đổi (thứ có thể coi như lâu dài), hãy gợi ý nó như một thử nghiệm.
Hãy thử trả lời nhanh các câu hỏi:
- Tại sao
- Bạn hy vọng thấy kết quả là gì
- Khi nào và bao lâu nó sẽ diễn ra
Bằng cách làm các thử nghiệm nhỏ thay vì nhất định đòi những cải tiến sâu rộng, bạn sẽ có thêm nhiều người lên xe đồng hành cùng.
Hãy hỏi “Chúng ta có thể làm gì ngay bây giờ để làm điều này tốt hơn một chút?”
Những người và các nhóm Agile hiệu quả nhất mà tôi biết luôn luôn hỏi câu hỏi này. Bằng cách làm như vậy, họ rời cuộc họp với một kế hoạch hành động đã hiểu rõ và một cảm giác “chúng ta đang làm một điều gì đó về nó”. Mỗi hành động có vẻ không đáng kể nếu tính riêng nó. Nhưng tất cả các hành động đó sẽ phức tạp qua thời gian, chúng tạo ra sự khác biệt rất lớn. Đáng chú ý nhất là một sự khác biệt trong tư duy –nó thấm nhuần một cảm giác tự tin rằng “chúng ta có thể thay đổi bất cứ thứ gì!”
Bạn đã có 12 điều có vẻ bình thường với dân Agile, thứ có thể tạo ra một khác biệt lớn, một cải tiến tại một thời điểm.
Cảm ơn Faraz đã hỏi tôi!
Mattias Skarin – Dịch: Nguyễn Việt Khoa
