Khi giám đốc của tôi đề cập tới việc phải thay đổi hệ tư duy và hoạt động trong tổ chức marketing của chúng tôi, tôi cảm thấy rất hào hứng và thôi thúc. Anh ấy đã đưa cho tôi một cuốn sách với tựa đề: Áp dụng Mô hình 6 Sigma linh hoạt trong dịch vụ: Cách sử dụng Tốc độ linh hoạt và chất lượng của mô hình 6 Sigma trong phát triển các dịch vụ và giao dịch. Anh ấy cũng nói rằng: “Mô hình này sẽ cách mạng hóa các sản phẩm cậu tạo ra và giúp nâng cao năng suất của nhóm Marketing.”
Thử thách được chấp nhận
Trước khi giới thiệu ý tưởng này tới nhóm của mình, tôi đã tự tìm hiểu và làm quen với agile. Thuật ngữ này được sử dụng để miêu tả cách tiếp cận với phát triển phần mềm, trong đó có chuyển giao tăng trưởng, tự tổ chức các nhóm liên chức năng, lập kế hoạch thích ứng và cải tiến liên tục. Nói một cách dễ hiểu, agile cho phép các doanh nghiệp kiểm soát tốt được các thay đổi và cải tiến liên tục.
Trong quá khứ, agile được sử dụng phần lớn trong các doanh nghiệp phát triển phần mềm. Theo bài báo “Đón nhận Agile”, tác giả Darrell K. Rigby, Jeff Sutherland và Hirotaka Takeuchi, xuất bản bởi Tạp chí kinh doanh Harvard, Agile hiện nay đang được sử dụng ở mọi loại hình doanh nghiệp và mọi sản phẩm. Nó là một khung làm việc trong quản trị, cung cấp phương pháp thay đổi văn hóa trong một doanh nghiệp. Một cách dễ hiểu, Agile sẽ không hoạt động nếu không có quản trị.
Agile, scrum, kanban hay lean nghe có vẻ phức tạp và đáng sợ, nhưng một khi mang tư duy của agile, bạn sẽ tự mình thực hiện những thay đổi và tập trung vào những mục tiêu thực tế mang đến sự đột phá
Dây chuyền lắp ráp
Các chiến dịch marketing có thể được xem như một dây chuyền lắp ráp, trong đó các chủ doanh nghiệp chuyển giao công việc tại nhiều giai đoạn khác nhau trong một vòng đời dự án. Ví dụ, một marketer viết nháp một giải pháp mới, sau đó bản nháp này được rà soát lại, chỉnh sửa lại và gửi tới chủ doanh nghiệp khác trong dây chuyền 1.
Quy trình này giống các bước của một dây chuyền sản xuất tự động. Chúng ta cũng có thể sử dụng nhiều cách tương tự để xây dựng các tổ chức marketing hiện đại. Phương pháp này mang đến các thay đổi lớn mang tính phát triển cho các tổ chức marketing.
Scrum Vs. Kanban
Một trong các bước đầu tiên để giới thiệu agile đến tổ chức marketing của bạn là phải hiểu sự khác nhau giữa scrum và kanban. Scrum là một khung làm việc cho phép bạn giải quyết các vấn đề phức tạp trong khi mang lại những sản phẩm có giá trị cao nhất có thể. Khung làm việc này bao gồm Sprint – khoảng thời gian mà phần tăng trưởng sản phẩm được tạo ra. Mỗi nhóm scrum sẽ quyết định độ dài của sprint trong một khung thời gian cố định. Còn Kanban là một phương pháp quản lý công việc bằng cách cân bằng các nhu cầu với khả năng sẵn có, và cải tiến cách giải quyết tình trạng đình trệ. Các sản phẩm có thể được trực quan hóa thông qua bảng Kanban, cung cấp thông tin về quy trình và sự tiến triển.
Nhóm marketing của chúng tôi áp dụng JIRA Core (một phần mềm quản lý dự án của Atlassian) để trực quan hóa các công việc trong vòng đời dự án marketing và khởi động chiến dịch đúng thời gian. Các bước trong quy trình làm việc như sau:
1. Khởi động
2. Viết bản nháp nội dung
3. Sáng tạo
4. Rà soát
5. Phê duyệt
6. Xuất bản
7. Hoàn thành
8. Từ chối/Hủy bỏ
Loại bỏ sự đình trệ
Bảng Kanban cần được thiết lập trong một hệ thống kéo – một chiến lược sản xuất giúp giảm thiểu đi những lãng phí trong quá trình sản xuất. Trong hệ thống này, một nhóm marketing chỉ thực hiện những dự án và chiến dịch mà họ có thể làm trong một thời gian xác định. Điều này có nghĩa bạn cần linh hoạt, chúng sẽ kiểm soát và cân bằng tốt các nguồn lực của nhóm.
Nhóm chúng tôi sử dụng epics (đại diện phần lớn công việc hoặc cho chiến dịch) và tasks (các phần tăng trưởng của dự án được gắn với epics) để theo dõi quy trình hoạt động. Epics và tasks là một cách tổ chức dự án theo cấp bậc và được liên kết chặt chẽ với các bước trong quy trình nêu trên. Các thẻ trên bảng kanban mang đến cho nhóm quản trị một sự rõ ràng minh bạch để theo dõi hiệu quả, giảm lượng công việc đang thực hiện và phát hiện sự đình trệ trong quy trình.
Cuộc họp Scrum Hằng ngày
Tổ chức cuộc họp Scrum Hằng ngày là rất cần thiết. Những cuộc họp này chỉ kéo dài khoảng 15 phút và mang lại rất nhiều lợi ích (ví dụ: cải thiện việc giao tiếp và ra quyết định, hạn chế nhu cầu phát sinh cuộc họp khác và giúp tìm ra các trở ngại). Các cuộc họp này cũng làm tăng sự minh bạch và kiến thức giữa các thành viên trong nhóm.
Nhóm Marketing của chúng tôi có mặt trên toàn thế giới, vì vậy chúng tôi sắp xếp các cuộc họp Scrum Hằng ngày qua điện thoại và xem qua bảng kanban điện tử trên JIRA – một cách tổ chức họp nhanh hiện đại, thay vì việc đứng trước bàn và đọc giấy ghi chú. Bằng cách phát triển thói quen này, chúng tôi dễ dàng theo dõi tiến độ từ cuộc họp trước và tập trung vào đưa ra cải tiến, vì thế, ai cũng biết mình cần hoàn thành công việc gì.
Mỗi người một việc
Hiện nay, có rất nhiều công cụ và công nghệ mà các nhóm có thể sử dụng để tăng cường sự hợp tác. Agile marketing không chỉ cho phép liên kết tốt hơn giữa các nhu cầu dự án và nguồn lực có sẵn, mà còn cải thiện nhanh chóng việc giao tiếp và năng suất làm việc trong nhóm của bạn.
Nguồn: Forbes
Bạn nghĩ sao về nhận định này? Liệu Agile khi áp dụng trong Marketing
