Trong ngôi nhà nhỏ bé của tôi, để dắt xe ra khỏi nhà khá là khó khăn. Nền nhà là đá hoa, nên khi xoay xe bằng chân chống sẽ để lại những vết xước lớn vô cùng xấu xí. Vậy là một ngày, có một tấm bìa mỏng xuất hiện trên sàn nhà – tôi nghĩ đó là tấm gỗ ép mỏng – ở vị trí thường quay xe. Khi dắt xe đến đó, tôi dùng chân kéo tấm bìa vào vị trí đặt chân trống. Và điều kì diệu đã xảy ra. Cảm giác đầu tiên là xe được quay rất nhẹ nhàng, và không còn một vết xước nào nữa. Chỉ bằng một tấm bìa nhỏ không giá trị, tôi đã nhận được hai sự thay đổi lớn: không phải toát mồ hôi, vận nội công để xoay xe một cách nặng nề và nền nhà không còn xước nữa.
Chị Lê Thị Thanh Hằng- học viên khoá Kaizen Cải tiến nhỏ, thành công lớn
Đó chỉ là một câu chuyện nhỏ trong cuộc sống hàng ngày. Thử nhìn ra thế giới rộng lớn hơn. Một cải tiến nhỏ ở phím Home trên chiếc điện thoại Iphone khiến cho việc mở khóa máy nhanh hơn vài giây, nhưng đã đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng. Thanh toán bằng thẻ ngân hàng, mua vé online hay cây ATM, kiot check-in online tại sân bay đều đem lại sự thuận tiện, nhanh chóng cho người sử dụng. Và trong công việc thì sao? Năm 2016, tôi có đươc may mắn đến thăm trường Đại học RMIT, campus Sài Gòn. Trong văn phòng làm việc của các chuyên viên, bàn làm việc có một thiết kế rất đặc biệt, có thể kéo cao lên, nâng máy tính cao bằng tầm mắt của người đang đứng. Tôi được chia sẻ lại rằng, đứng làm việc sẽ tập trung hơn, năng suất hơn, và còn giảm khoảng thời gian ngồi quá nhiều của chuyên viên văn phòng, tránh đau mỏi lưng. Một cải tiến nhỏ đem lại hai thay đổi lớn.
Tôi mới tham dự khóa học “Bí quyết Kaizen và Agile Retrospective” tại Học viên Agile. Trước khi học, tôi có đọc giới thiệu về Kaizen và nội dung khóa học này. Lúc đó, cho dù nhà cung cấp khóa học đã viết rất to trên trang giới thiệu “Cải tiến nhỏ, thành công lớn”, tôi vẫn cứ nghĩ chắc là phải cải tiến cái gì khủng khiếp lắm mới thành công được. Khóa học đưa ra khá nhiều mục tiêu, chủ yếu là hiểu và áp dụng được một điều gì đó. Khi đọc lần đầu, tôi cảm thấy hơi bội thực, vì có quá nhiều thuật ngữ mới cũng như sắp xếp các mục tiêu khá rối. Tôi tự hỏi liệu khóa học có đem lại lợi ích gì cho công việc và cuộc sống của mình hay không?
Bắt đầu buổi học với hàng loạt lí thuyết: định nghĩa Kaizen, nhận diện lãng phí, 3M, 2S. 5S… Một số khá mới với tôi, một số ít thì đã từng đọc qua. Thú thực, với hàng loạt lí thuyết, lớp học khá là tẻ nhạt. Người ngồi cùng bàn với tôi hình như đã ngủ gật cả buổi sáng. Tuy vậy, khi tập trung nghe, tôi nhận ra các ví dụ giảng viên đưa ra cho mỗi một phân đoạn lý thuyết nhỏ khá thú vị, thực tế ngay trong tòa nhà chúng tôi đang học, ngôi nhà mà giảng viên đang ở, hay văn phòng làm việc của một thành viên trong lớp. Buổi chiều, lý thuyết đã ít đi và nhường chỗ lại cho thực hành. Khi thực hành, chúng tôi dược làm việc theo nhóm, sử dụng giáy note màu để làm việc, rồi dán lên bàn, lên giấy A0, bảng, thâm chí cả tường kính. Tận dụng mọi vị trí có thể dán được, có lẽ cũng là một cải tiến nhỏ đấy chứ. Quay lại với chuyện buồn ngủ, các bản nhạc giảng viên sử dụng khi chúng tôi phải làm việc cá nhân hoặc nhóm rất buồn ngủ. Nó đều đều và nhẹ nhàng khiến cơn buồn ngủ ập đến. Có thể tùy cá nhân mỗi người, nhưng khi tôi cần làm một việc gì đó nhanh và có giới hạn thời gian, tôi thường nghe mấy bản không lời với tiết tấu nhanh, hay bài Happy Working Song trong phim Enchanted. Tôi đã từng nghe giảng viên khóa học thuyết trình trong vài hội thảo trước đó, giọng anh ấy vẫn là bản hát ru tuyệt hảo.
Vậy Kaizen là gì? Tôi đã học được những điều gì ngày hôm đó. Phụ trách lớp học có gửi slide nhưng khi ngồi gõ bài review này, tôi thử dùng não một chút xem sao. Kaizen là những cải tiến nhỏ liên tục, thường mang tính phong trào. Kiểu hôm nay hô hoán mọi người hãy làm điều này vì nó đem lại lợi ích rõ rệt, nhưng ngày mai có thể biến mất không vết tích, tức không thể biến thành thói quen. Ví dụ, sắp xếp lại vị trí đồ vật trong phòng bếp để việc nấu nướng thuận tiện hơn; dán một dải màu trên cửa kính để mọi người có thể nhận ra đó là kinh, chứ không phải không gian, tránh va đập; cải tiến một bước nhỏ trong quy trình làm việc… Bảy loại lãng phí trong một số ngành nghề, cái đó khá khó nhớ, vì vậy, tôi không nhớ gì cả. 2S và 5S thì công ty cũ của tôi đã từng thực hiện, nhưng không thành công. Tôi khá thích thú với cách đặt câu hỏi để giải quyết vấn đề, đặc biệt, 5WHYS. Bắt đầu bằng “Tại sao” và các câu hỏi “Tại sao” tiếp theo dựa trên câu trả lời trước để tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Đây là cách hỏi có thể áp dụng được ngay trong công việc của tôi, trong các buổi họp ở trường. Hiện tôi đang nhớ đến chu trình đề xuất-xử lý Kaizen, không hiểu tại sao nó lại xuất hiện ở đoạn này. Tôi không cảm thấy chất keo gắn kết giữa các nội dung trong khóa học. Chu trình này là một quá trình khép kín: Khuyến khích mọi người tham gia – Đề xuất cải tiến – Xem xét, đánh giá – Trao thưởng, ghi nhận. Điều đọng lại chủ yếu là: đề xuất cải tiến nên được thưởng. Giồng trẻ em làm việc tốt thì thưởng cho cái kẹo hoặc phiếu bé ngoan. Về các kỹ thuật cải tiến, SpeedBoat là kỹ thuật thú vị nhất tôi học được hôm nay, bởi được vẽ vời, hình ảnh sinh động hơn so với kẻ 3 đường thẳng thành 3 cột rồi dán dán dán. Thi thoảng thay đổi chút cho cuộc họp đỡ căng thẳng và mệt mỏi cũng hay.
Cuối buổi học, tôi được tham gia vào hoạt động họp giải quyết vấn đề bằng Agile Coffee và reflection theo vòng tròn suy tưởng. Tôi đã từng được hướng dẫn về hai hoạt động này trước đây nên lúc đó giống như ôn tập và thực hành lại thôi. Kết thúc buổi học, tôi được nhận chứng chỉ và các thành viên trong nhóm trao đổi với nhau về một cải tiến nhỏ mà mình sẽ thực hiện trong một tuần, và sẽ báo cáo cho một thành viên khác về kết quả thực hiện cải tiến đó. Tôi nghĩ mình có thể thực hiện cải tiến mình lựa chọn dễ dàng thôi.
Cuối cùng, những gì đọng lại sau buổi học trong tôi là: Góp phần nhỏ để tạo nên những thay đổi lớn. Mỗi ngày chỉ cần học một điều nhỏ như vậy là rất tốt rồi đúng không?
