GIỚI THIỆU
Nghiên cứu về quản lý của Google tiết lộ rằng: một trong những yếu tố quan trọng nhất của những người quản lý giỏi nhất chính là nằm ở việc họ có khả năng huấn luyện hiệu quả.
Điều này cũng được công nhận ở các ngành nghề khác. Ví dụ như trong thể thao, ta có thể thấy nhiều cựu vận động viên kể về những câu chuyện trong đó huấn luyện viên đã thay đổi cuộc sống của họ thông qua việc xác định điểm mạnh, mở khóa tiềm năng, và khuyến khích họ kiên trì.
Bạn có thể làm điều tương tự, giúp các nhà quản lý trở thành huấn luyện viên hiệu quả bằng cách khuyến khích họ tập trung vào nhu cầu cá nhân của từng thành viên trong nhóm.
Ngoài ra, một lưu ý quan trọng khác đối với các nhà quản lý là họ có thể thay đổi linh hoạt các phong cách huấn luyện của họ.
Chẳng hạn như có lúc các thành viên trong nhóm cần một huấn luyện viên “giảng dạy”, người có thể truyền đạt các kiến thức chuyên môn để đạt một mục tiêu cụ thể, hoặc có lúc họ cần một huấn luyện viên “tạo điều kiện”, người có thể đặt ra câu hỏi và lắng nghe thay vì chỉ đưa ra mệnh lệnh và câu trả lời.
Trong toàn bộ quá trình huấn luyện liên tục, đây là một số mẹo để mà bạn có thể chia sẻ với người quản lý của mình:
- Thường xuyên trao đổi 1:1 với thành viên trong nhóm của bạn. Luôn có mặt và tập trung vào các thành viên trong nhóm.
- Hãy phân biệt rõ tư duy của riêng bạn và tư duy của cả nhóm.
- Thực hành việc lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi mở nhằm tạo điều kiện cho thành viên của nhóm có những hiểu biết sâu sắc của riêng mình (những dạng câu hỏi như “cái gì” và “thế nào” sẽ khuyến khích việc mở rộng tư duy)
- Cung cấp thông tin phản hồi thật cụ thể và kịp thời
- Cân bằng giữa các phản hồi tích cực (mang tính động lực) và tiêu cực (mang tính xây dựng) đồng thời nắm vững các điểm mạnh và các lĩnh vực phát triển của mỗi thành viên trong nhóm
HUẤN LUYỆN VỚI MÔ HÌNH GROW
GROW là một mô hình đơn giản được phát triển tại Vương quốc Anh và là một trong những công cụ Google sử dụng để dạy các nhà quản lý cách chuyện trò khi huấn luyện. Mô hình này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc điều chỉnh và thay đổi các phong cách huấn luyện dựa trên nhu cầu và khả năng tiếp thu của các thành viên trong nhóm. Nói chung, mô hình GROW có hiệu quả khi:
Thành viên nhóm (hoặc nhân viên)
- Muốn được huấn luyện
- Lựa chọn những thách thức hoặc vấn đề của chính họ để đưa vào thảo luận
Huấn luyện viên (hay người quản lý)
- Đưa ra các giả định của chính họ
- Tạo điều kiện cho một cuộc thảo luận hai chiều
- Hướng cuộc hội thoại hướng tới một số giải pháp
- Biết khi nào nên ngừng đưa ra lời khuyên và để thành viên trong nhóm tự chọn các bước tiếp theo
CÔNG CỤ: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP 1: 1 HIỆU QUẢ
Trong nghiên cứu Project Oxygen, nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng có sự khác biệt giữa những nhà quản lý có điểm cao và những người quản lý có điểm thấp. Những người đạt điểm cao hơn thì thường xuyên có các cuộc gặp 1:1 với các thành viên trong nhóm của họ.
Việc gặp gỡ thường xuyên một mình với các thành viên trong nhóm có thể tốn một khoản lớn thời gian, song bù lại lại giúp xác định sớm các vấn đề đồng thời tạo ra một môi trường để người quản lý có thể đưa ra các phản hồi và hướng dẫn. Nhóm nghiên cứu đã hỏi những người quản lý tốt nhất của chúng tôi về cách họ tổ chức các cuộc họp 1:1 hiệu quả. Dưới đây là một số lời khuyên:
Thiết lập các cuộc gặp gỡ thường xuyên
Xác định nội dung của cuộc nói chuyện.
- Chọn một mốc thời gian nhất quán, với độ dài thường từ 30-60 phút, gặp mặt mỗi tuần hoặc hai tuần một lần.
- Có một cuộc họp 1:1 không phải trong phòng hội nghị hoặc bàn làm việc – có thể là đi ra ngoài đi dạo nói chuyện.
- Thiết lập một bảng thời gian biểu để giúp định hướng cuộc nói chuyện dễ dàng hơn. Cả người quản lý và thành viên trong nhóm đều nên đóng góp vào bảng thời gian biểu này.
- Dưới đây là một số mục chính để giúp bạn đi vào cuộc nói chuyện:
- Một số câu hỏi mở đầu và để nắm bắt vấn đề chung: Tôi có thể giúp gì cho bạn? Hoặc “Dạo này bạn làm việc thế nào?”
- Các rào cản hoặc vấn đề
- Cập nhật các mục tiêu
- Các chủ đề hành chính (ví dụ: kỳ nghỉ sắp tới, báo cáo chi phí)
- Các bước tiếp theo để xác nhận hành động và thỏa thuận
- Phát triển nghề nghiệp và huấn luyện
Khi gặp gỡ 1: 1
- Đúng giờ.
- Bám sát theo khung thời gian biểu đã lập bất cứ khi nào có thể.
- Tập trung chú ý vào cuộc nói chuyện.
- Hỏi ý kiến và phản hồi của nhân viên: Có điều gì tôi nên làm cho bạn mà tôi không làm không? hay Điều gì tôi nên làm tốt hơn hoặc thường xuyên hơn? “
- Xem lại các mục đã lập trong thời gian biểu và những điều cần thảo luận trong cuộc gặp 1:1 tiếp theo.
- Hỏi “Còn gì nữa không?” (đôi khi bạn sẽ ngạc nhiên với những gì nhận được sau một hồi suy nghĩ lại)
