Là một trưởng phòng anh Tâm là đầu mối nhận việc, giao việc cũng như kiểm soát tiến độ công việc và đánh giá nhân viên trong phòng. Khi có các yêu cầu công việc từ bộ phần tiếp dân do văn thư chuyển tới hoặc một công văn từ một phòng khác mà cũng có thể là công việc của trưởng cơ quan giao cho đơn vị. Anh Tâm phải tìm xem ai là người phù hợp tuy theo khối lượng công việc, chuyên môn, tính cách để giao việc cùng với thời hạn phải bàn giao. Để đảm bảo mọi việc hoàn thành đúng tiến độ, các nhân viên phải làm báo cáo tiến độ công việc hằng ngày thông qua email. Đôi khi để hoàn thành một việc, anh phải tách nhỏ ra và giao cho nhiều hơn một nhân viên. Hằng ngày anh tổng hợp tiến độ của nhân viên để xác định xem tiến độ công việc có đạt không. Ban đầu mọi việc được giao thông qua việc chuyển giao hồ sơ và email. Hằng ngày anh cũng nhận lại báo cáo công việc qua email. Tuy nhiên, anh Tâm thường xuyên phải hỏi trực tiếp nhân viên những công việc mà hạn hoàn thành chỉ 1-3 ngày.
Mỗi ngày, Anh Tâm mất khoảng 30 phút để đọc báo cáo của nhân viên và khoảng 30 phút nữa để tổng hợp một số công việc có liên quan tới nhiều nhân viên. Tuy quy trình rõ ràng, nhưng anh Tâm cũng mất nhiều thời gian xác nhân lại tiến độ từng việc do cách báo cáo của nhân viên không rõ ràng. Bên cạnh đó, anh Tâm có thấy thái độ không thỏa mái của nhân viên vì việc giải trình cho anh những việc không rõ ràng hoặc báo cáo tiến độ công việc. Và nhiều nhân viên còn quên việc đã được giao và việc chậm một ngày so với hạn chót đã được anh giao.
Sau đó, anh Tâm đã sử dụng một bảng Kanban vật lý ngay tại phòng làm việc của cơ quan để cả phòng cùng quản lý công việc. Anh in chiếc bảng ra một giấy bóng và dán lên tường trống của công ty.
Với mỗi việc khi anh Tâm giao cho nhân viên, anh đều yêu cầu mọi người phân tích để tách thành các công việc nhỏ theo quy trình/mốc thời gian/thành phần công việc/v.v.
Nhiệm vụ công việc ở cột NHIỆM VỤ với sticky note màu đỏ để mọi người làm việc hướng mục tiêu hơn.
Công việc nhân viên phải làm để hoàn thành mục tiêu thì đưa vào cột CÔNG VIỆC. Mỗi nhiệm vụ đề có mã, và các công việc thuộc nhiệm vụ cũng ghi mã của nhiệm vụ và để ở hàng tương ứng với tên của người thực hiện.
Mỗi khi nhân viên bắt đầu thực hiện một việc, họ phải ra bảng và chuyển sticky note tương ứng qua cột ĐANG LÀM. Khi thực hiện xong công việc, họ chuyển qua cột HOÀN THÀNH.
Nhiều trường hợp nhân viên trong phòng không thể chủ động được hết, họ bị phụ thuộc vào người khác, dù họ đã yêu cầu nhưng chưa có câu trả lời và phải theo dõi và giục hằng ngày thì họ chuyển qua cột THEO DÕI. Ví dụ, như nhóm phải lấy thông tin từ cơ sở/một đơn vị khác, họ đã yêu cầu nhưng phải đợi. Hằng ngày họ theo dõi công việc và nhắc nhở/hỏi thăm/thúc giục bên đang bị tắc. Khi việc đó đã được giải phóng có hai trường hợp xảy ra: khi việc đó đã xong, họ chuyển sang cột HOÀN THÀNH ví dụ như công việc chỉ là lấy thông tin nếu việc đó vẫn cần làm thêm thì họ chuyển lại cột ĐANG LÀM ví dụ như yêu cầu một phòng khác xác nhân thông tin đăng ký thường trú của công dân để tiếp tục xử lý hồ sơ.
Ở một số trường hợp khác, họ đã làm xong phần việc của mình và chỉ cần đợi khi có người yêu cầu thì tiếp tục làm như là việc yêu cầu công dân bổ xung hồ sơ, thì sau khi bổ xung hồ sơ xong, họ lại tiếp tục xử lý hồ sơ. Trong trường hợp này, nhân viên chuyển việc sang cột ĐỢI. Nếu sau khi đợi xong, công việc cũng có thể chuyển sang cột HOÀN THÀNH hoặc ĐANG LÀM như trưởng hợp của cột THEO DÕI.
Với cách sử dụng Kanban, nhân viên của anh Tâm không còn quên việc, anh cũng không cần họ báo cáo tình trạng công việc hằng ngày và không mất nhiều thời gian như trước cho việc hỏi và theo dõi công việc. Nhân viên của anh cũng trở nên chủ động hơn và ít khó chịu vì ít phải báo cáo công việc.
Phạm Anh Đới
