Một nhóm cộng tác trải qua những giai đoạn khác nhau từ khi được bắt đầu thành lập cho đến khi hoạt động ổn định theo thời gian. Chúng ta có thể nhận diện được cái giai đoạn phát triển này của nhóm, việc này sẽ rất hữu ích khi chúng ta thành lập một nhóm, xác định tình trạng của một nhóm và đưa ra các quyết định chính xác nhằm đảm bảo nhóm đạt được hiệu quả tốt nhất.
Tuckman (một nhà tâm lý học người Mỹ) đã đưa ra một mô hình để giải thích các giai đoạn này. Mô hình của Tuckman chia chặng đường của một nhóm thành 4 giai đoạn: Forming (Hình thành), Storming (Sóng gió), Norming (Ổn định) và Performing (Hoạt động hiệu quả). Sau này, Tuckman đã thêm vào một giai đoạn thứ 5 đó là Adjourning (Thoái trào).
1. Forming:
Đây là giai đoạn nhóm được thành lập, các thành viên vẫn còn đang lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt. Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm. Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gắt do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau. Tâm lý chung ở giai đoạn này đó là: Hưng phấn với công việc mới; Dè dặt trong việc tiếp cận và chia sẻ với các thành viên khác; Quan sát và thăm dò mọi người xung quanh; Tự định vị mình trong cấu trúc của nhóm.
Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm.
Theo thời gian, qua quá trình cộng tác, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu nhau hơn, lúc này nhóm bước sang giai đoạn tiếp theo: Storming.
2. Storming:
Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ đầu. Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu.
Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các vấn đề hay giải pháp, văn hóa,… Các thành viên cũng có thể không hài lòng về công việc của nhau, dễ có các so sánh giữa mình với người khác,… Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận.
Các thành viên cũng có thể bắt đầu chất vấn về các quy tắc đã được thiết lập, muốn chỉnh sửa, thử nghiệm và có thể phá vỡ các quy tắc đó. Tệ hơn nữa, một số thành viên có thể tỏ ra không hợp tác, không cam kết trong công việc, và không hài lòng với cách làm việc hiện tại. Sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt. Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, có thể dẫn đến căng thẳng hay stress.
Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc hướng đến mục tiêu chung. Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn. Điều quan trọng trong giai đoạn này là nhóm phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình. Nhóm phải quản lý và giải quyết các vấn đề của mình để sớm chuyển sang giai đoạn mới: Norming.
3. Norming:
Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau.
Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết. Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng. Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc. Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác.
Giai đoạn Norming có thể đan xen lẫn với giai đoạn Storming vì khi có vấn đề mới (công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới,…) thì các thành viên có thể rơi vào trạng thái xung đột như trước đó. Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung. Khi hầu hết tất cả mọi sự khác biệt đã được giải quyết, nhóm bắt đầu bước sang giai đoạn tiếp theo: Performing.
4. Performing:
Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Sự công tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào. Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được.
Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt. Sự nhiệt tình và cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi ngờ gì nữa.
Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm. Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả. Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Tinh thần chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đồng đội.
Ngoài 4 giai đoạn như đã nêu trên, Mô hình Tuckman còn đề cập đến giai đoạn cuối của quá trình hoạt động của một nhóm đó là Adjourning (Thoái trào). Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.
Như vậy, qua mô hình này bạn có thể hiểu và xác định được các trạng thái của một nhóm để đưa ra các hành động tương xứng nhằm giúp nhóm sớm đạt được hiệu quả cao nhất. Hiểu về Mô hình Tuckman là rất quan trọng, và để có thể giúp nhóm vận hành tốt thì hiện nay các nhóm thường sử dụng phương pháp Scrum. Scrum cho phép nhóm phân chia công việc một cách dễ dàng hơn và đề cao tính tự chủ, trách nhiệm để các thành viên đều cảm thấy vui vẻ.
