Năng suất là gì?
Năng suất là thước đo mức độ hiệu quả của hoạt động sản xuất\phát triển\kinh doanh được tính bằng công thức:
Năng suất = Đầu ra / Đầu vào.
Vậy để tăng Năng suất có một cách đó là giảm Đầu vào. Đầu vào được tính bằng tổng Đầu vào của từng công đoạn trong toàn bộ quá trình. Đối với mỗi công đoạn, Đầu vào là công sức để làm công đoạn đó & cả số lần thực hiện lại công đoạn đó (nếu có).
Chúng ta làm việc để tạo ra giá trị cho khách hàng. Tuy nhiên, khi chúng ta chuyên môn hóa, cùng với các quy định hành chính hoặc kinh nghiệm ở sản phẩm khác nhau, triết lý khác nhau, chúng ta có thể làm ra những thứ không mang lại giá trị cho khách hàng.
Ví dụ, hằng ngày chúng ta báo cáo công việc cho quản lý hoặc viết các tài liệu chuyển giao từ bộ phận kiểm thử cho lập trình viên để sửa lỗi là những hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng.
Ví dụ về công việc làm ở công đoạn này gây lãng phí ở công đoạn khác: do làm việc trong một nhóm, đôi khi chúng ta quá tập trung vào công việc của mình mà quên đi bức tranh toàn cảnh cho nên thay vì tối ưu hóa toàn cục để đem lại giá trị cho khách hàng, chúng ta chỉ tối ưu hóa những giá trị cục bộ. Chẳng hạn cụ thể khi phát triển phần mềm chúng ta có hai bước: lập trình và kiểm thử. Đội lập trình sẽ làm mọi thứ thật nhanh để tăng năng suất của mình nhưng việc này có thể tạo ra nhiều lỗi trong phần mềm. Khi đó đội kiểm thử sẽ mất nhiều công sức để viết báo cáo và kiểm thử lại cho tới khi không còn lỗi.
Ở đây ta sử dụng kỹ thuật Value Stream Map (Sơ đồ Luồng Giá trị) để tăng năng suất bằng cách tìm ra những công đoạn có thể giúp giảm công sức của toàn bộ chu trình.
- Để cải tiến được quy trình, bước đầu tiên là xác định được quy trình hiện thời. Sử dụng lưu đồ (flowchart) hoặc cách viết tương tự là những cách làm tốt để trực quan hóa quy trình.
- Tìm kiếm thêm dữ liệu cho quy trình ở mỗi công đoạn: tỷ lệ bị lỗi phải làm lại, công sức phải làm, thời gian chờ, v.v.. Càng có nhiều dữ liệu, chúng ta càng có cơ sở để thực hiện việc cải tiến.
- Thực hiện việc loại bỏ, thay đổi những thao tác gây lãng phí hoặc tìm cách để giảm chi phí.
Ví dụ đây luồng/quy trình làm việc ban đầu của một nhóm làm phần mềm với dữ liệu duy nhất là tỷ lệ phải làm lại ở hai công đoạn chiếm nhiều thời gian nhất là lập trình & viết kiểm thử.
Luồng/quy trình làm việc ban đầu
Chúng ta thấy các thao tác sửa lỗi (fix bug) hoặc sửa kiểm thử (fix test) không đem lại giá trị cho người dùng, nhưng nó chiếm tỷ lệ thời gian tương đối lớn.
Vậy chúng ta có thể đề xuất một luồng làm việc mới để giảm bớt việc phải làm đi làm lại như sau.
Luồng/quy trình được đề xuất thay thế
Khi tìm hiểu sâu hơn vào các công đoạn trong quy trình sản xuất thì tỉ lệ có lỗi ở mỗi công đoạn cũng cao, nên chúng ta bổ sung thao tác rà soát chéo (peer review) vào mỗi công đoạn.
Với cách làm trên, khách hàng của tôi đã giảm tỉ lệ làm lại trong lập trình xuống dưới 30% và kiểm thử xuống dưới 15% ở ngay tuần thứ 2 sau khi thay đổi (lúc đầu tỷ lệ tương ứng là 70% và 30%).
Cải tiến – Kaizen không chỉ là những thay đổi rất lớn ở phương pháp làm việc mà đôi khi chỉ là một thay đổi nhỏ đối với một thao tác, công đoạn hay chỉ cần sắp xếp lại công việc. Kaizen đã là một phần rất quan trọng để đưa các công ty của Nhật lên tầm thế giới. Nếu mỗi chúng ta dành thời gian & tâm sức để cải tiến ở mỗi thao tác nhỏ hằng ngày thì năng suất của mình sẽ tăng lên đáng kinh ngạc.
