Vì sao tất cả mọi người cần biết một chút Kanban Cá nhân?

Sáng nay AgileBreakFast (ABF) trò chuyện cùng anh Nguyễn Khắc Nhật (NKN), Learning Master của Học viện Agile. Anh sẽ chia sẻ tại sao mọi người nên biết một chút về Kanban cá nhân (Personal Kanban) để làm việc năng suất hơn, hiệu quả hơn, và góp phần kiểm soát stress.

ABF: Cảm ơn anh Nhật đã đồng ý mở màn cho chuyên mục “Chat với AgileBreakFast” của AgileBreakFast blog. Được biết, anh và đồng nghiệp mới cho ra mắt khóa học trực tuyến “Hoàn thành mọi việc với Kanban” trên Udemy với slogan rất gợi trí tò mò là “Giỏi việc nước; Đảm việc nhà; La cà không giới hạn”. Xin anh cho biết tại sao lại có cái khẩu hiệu vui nhộn thế?

NKN: Chúng tôi rất mong muốn người học sẽ có một công cụ để quản lí công việc cá nhân thật hiệu quả, từ đó mà giải quyết ổn thỏa tất tần tật những công việc của cá nhân, việc cơ quan, việc nhà, việc xã hội mà không mất quá nhiều công sức và lo lắng. Tăng hiệu quả, tăng năng suất, từ đó mà có thêm thời gian để mà la cà với bè bạn và những việc ưa thích. Chúng tôi rất mong muốn mọi người sẽ hạnh phúc hơn sau khi nắm được công cụ quản lí công việc tốt như Personal Kanban (Kanban cá nhân) và GTD (Getting Things Done).

ABF: Hay đấy, anh có thể giải thích rõ hơn Kanban Cá nhân là gì?

NKN: Kanban là một cơ chế quản lý luồng công việc có xuất xứ từ phương thức sản xuất của công ty Toyota từ giữa thế kỷ 20. Phương thức này còn được gọi là Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing), cái đã mang lại thành công rất lớn cho Toyota trong nhiều thập kỉ, đưa họ trở thành một trong những nhà sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới. Sau đó, Sản xuất Tinh gọn nói được phổ biến và áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau ở quy mô toàn thế giới.

Gần đây, Jim Benson đã mang tinh thần và các nguyên lý cốt lõi của Tư duy Tinh gọn để áp dụng cho việc quản lí và tổ chức công việc cá nhân. Jim Benson gọi là Kanban Cá nhân (Personal Kanban) mà chúng ta đang nói tới. Kanban Cá nhân đang ngày càng chứng tỏ được sự hữu ích của mình thông qua việc nâng cao năng suất, hiệu quả của công việc và giảm stress cho những ai đang thực hành kỹ thuật này.

ABF: Anh có thể mô tả rõ hơn về phương pháp này không?

KN: Kanban cá nhân duy trì hai nguyên tắc cơ bản: Trực quan hóa công việc và Giới hạn số lượng việc-đang-làm. Trực quan hóa công việc tức là ta phải đưa tất cả các công việc cần làm vào trong cùng một bảng Kanban để quản lí, từ đó mà không còn lo sót việc, hoặc chồng lấn công việc. Giới hạn số việc chưa xong (hay việc-đang-làm, Work-In-Progress) tức là không để mình làm quá nhiều việc cùng một lúc mà cần làm xong việc này mới tới việc khác.  Cả hai nguyên tắc này đều giúp ích không những cho việc nâng cao năng suất mà còn tăng độ hiệu quả, chất lượng công việc và góp phần kiểm soát stress ở mỗi cá nhân.

ABF: Tại sao Kanban lại giúp cho mọi người tăng năng suất? Liệu hai nguyên tắc đó có quá đơn giản không?

NKN: Những thứ đơn giản có khi lại là những điều chúng ta cần nhất.

Bộ não của con người là một cỗ máy vi diệu và thần kỳ, tuy nhiên nó cũng có giới hạn trong việc lưu trữ, xử lý và phản hồi các thông tin. Đặc biệt, trong thế giới ngày nay, mỗi người trong chúng ta đang sống trong một thế giới vô cùng đa dạng, phức tạp và lộn xộn với những vai trò khác nhau, trách nhiệm khác nhau, công việc khác nhau. Những áp lực về thời gian, công việc đang dần dần vắt kiệt sức chúng ta nếu chúng ta không có một cách sắp xếp công việc khoa học để đảm bảo cho bộ não được vận hành trơn tru và nhẹ nhàng. Đó cũng là lí do khiến cho năng suất, hiệu quả và chất lượng công việc ngày càng giảm sút. Kanban có thể giúp giải quyết vấn đề này.

Khi chúng ta trực quan hóa công việc của mình, chúng sẽ bớt mơ hồ đi, mà thay vào đó công việc được định nghĩa rõ ràng với những yếu tố cụ thể về mục tiêu, hình thức, thời gian, các yêu cầu, ràng buộc, cách thức làm việc… Điều này sẽ giúp chúng ta dễ dàng nhận biết, quản lý, sắp xếp các công việc sao cho mang lại giá trị cao nhất mà không phải mất quá nhiều thời gian suy nghĩ, gợi nhớ, lục lọi trong mớ hỗn độn của não bộ như trước.

Bạn thử trả lời mấy câu hỏi đơn giản: Bạn có đếm được hiện nay mình đang làm bao nhiêu việc không? Bạn có biết ngày mai có những công việc nào quan trọng không? Bạn có biết tuần vừa rồi mình đã làm được bao nhiêu việc không? Bạn đã có bao nhiêu ý tưởng hay ho về công việc nhưng bây giờ thì không còn nhớ gì tới chúng nữa? Với Kanban, trả lời những câu hỏi đó là dễ dàng.

Ngoài ra, khi chúng ta giới hạn số lượng công việc đồng thời thì chính là chúng ta đang giữ cho não bộ chúng ta làm việc vừa sức mà mang lại hiệu quả cao nhất. Các hao tổn và lãng phí được gây ra bởi làm quá nhiều việc đồng thời là vô cùng lớn, đến mức có thể chúng ta không ngờ tới, thậm chí là có thể gây ra những hậu quả cực kỳ nghiêm trọng. Chắc bạn cũng đã nghe nói đến khái niệm task-switching (chuyển qua lại giữa các công việc) đã làm giảm sự tập trung như thế nào. Đây chính là một tác hại nữa mà Kanban có thể giúp bạn tránh khỏi.

ABF: Những ai cần tới Kanban?

NKN: Bất cứ ai. Sự đơn giản trong nguyên lý và mềm dẻo trong cách vận hành của Kanban giúp cho nó có thể phát huy tác dụng ở trong những tình huống khác nhau. Như tôi đã nói ban đầu, khởi nguồn của Kanban là từ ngành công nghiệp sản xuất ô tô, sau đó lan sang hầu hết những lĩnh vực khác, và giờ đây là cho cá nhân. Bất cứ ai cũng có thể hưởng lợi từ Kanban, không phân biệt tính chất công việc, mức độ phức tạp, ngành nghề hay trình độ của cá nhân.

ABF: Do đâu mà anh và đồng nghiệp lại làm khóa học về Kanban ?

NKN: Chúng tôi là những cá nhân làm trong nhiều lĩnh vực khác nhau từ nhiều năm nay, và có một điểm chung là đều mong muốn có được sự thoải mái và cân bằng giữa công việc-cuộc sống. Chúng tôi đều rất kinh ngạc khi biết đến các lợi ích mà tư tưởng của Lean và Kanban mang lại cho mỗi cá nhân. Chúng tôi đã thực hành những phương pháp này và thực sự hài lòng về kết quả đạt được. Do đó, giờ đây chúng tôi mong muốn góp phần nhân rộng và chuyển giao những phương pháp này nhằm giúp những người khác cũng có cơ hội được tiếp cận và thực hành chúng.

ABF: Bằng cách nào Kanban có thể giúp mọi người giảm stress trong công việc?

NKN: Stress sinh ra là do áp lực của công việc, do không hài lòng với cuộc sống, với bản thân. Một khi chúng ta vận hành được công việc trơn tru, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi, quan tâm và chăm lo cho cuộc sống của mình và những người xung quanh. Đây không phải là một liều thuốc để giảm Stress trong ngắn hạn mà là một cách thức để loại bỏ nguồn gốc sản sinh ra nó. Giải pháp này cũng đơn giản, dễ áp dụng, do đó không làm tăng thêm bất cứ một mối bận tâm nào cho người thực hành nó.

ABF: Điều thú vị nhất khi anh dạy khoá học này là gì?

NKN: Đó là sự đa dạng của học viên. Thông thường thì mỗi khóa học chỉ dành cho một số đối tượng nhất định. Tuy nhiên, ở khóa học này tôi đã gặp rất nhiều học viên đang làm những công việc khác nhau, từ giáo viên, sinh viên, lập trình viên, trưởng nhóm phát triển phần mềm, thợ may, cho đến những phụ huynh muốn áp dụng Kanban cho việc học của con cái. Điều này thêm một lần nữa khẳng định sự mềm dẻo, phổ biến và dễ áp dụng của Kanban.

ABF: Học kanban có khó không?

NKN: Như tôi đã nói ở trước, nguyên lý và cách vận hành của Kanban rất đơn giản, do vậy bạn sẽ không mất nhiều thời gian để tìm tòi hay nghiên cứu về chúng. Để học Kanban thì có lẽ chỉ cần đến thời gian tương đương một bữa ăn sáng của bạn mà thôi. Phần còn lại là của bạn: thực hành và bắt đầu nhận ra những thay đổi.

ABF: Kanban có dễ áp dụng không?

NKN: Cái khó nhất của Kanban không nằm ở chỗ áp dụng nó vào trong công việc của mình mà là ở chỗ bạn duy trì nó. Bạn có thể có ngay bảng Kanban cho mình sau 30 phút, nhưng muốn nhận được lợi ích thực sự từ nó thì bạn cần duy trì nó đều đặn hằng ngày. May mắn là chúng ta đã có được những gợi ý và phương pháp để rèn luyện hình thành một thói quen, nhờ đó việc sử dụng Kanban trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng như việc đánh răng buổi sáng của bạn vậy.

ABF: Liệu nó có hiệu quả như thế thật không?

NKN: Nếu nó không hiệu quả thì đã không có khóa học này, vì đó chính là lí do thúc đẩy chúng tôi mang nó đến với mọi người.

ABF: Anh có chia sẻ gì thêm với độc giả của AgileBreakFast không?

NKN: Tư tưởng của Lean và Kanban tuy đơn giản nhưng cao siêu vô cùng. Đừng chỉ dừng lại ở việc áp dụng Kanban mà hãy hòa hợp với nó, biến hóa nó theo tinh thần của mình để phát huy tối đa sức mạnh. Bạn cũng nên cải tiến cách làm sau một thời gian ngắn áp dụng, chắc chắn luôn có cách làm tốt hơn. Ngoài ra, đừng quên chia sẻ kinh nghiệm của mình với những người khác để giúp cho Kanban ngày càng được áp dụng rộng rãi hơn.

ABF: Xin cảm ơn anh về cuộc trò chuyện chân thành! Hẳn nhiên nhiều bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn tác dụng của một phương pháp hiện đại, đơn giản và hữu ích. Cảm ơn anh!

NKN: Cảm ơn AgileBreakFast đã có dịp cho tôi được bộc bạch những trải nghiệm thú vị khi làm khóa học này. Hy vọng nó sẽ hữu ích.

Tìm hiểu thêm về Personal Kanban: Kanban cho mọi người