Hầu hết chúng ta đã hoặc sẽ gặp phải vài cuộc trò chuyện đầy khó khăn và thách thức với đồng nghiệp. Chúng ta cảm thấy căng thẳng, lo lắng, đề phòng hoặc muốn “tấn công” ai đó ngay trong lúc đang trò chuyện. Nhiều người tìm mọi cách để trì hoãn, né tránh hoặc cảm thấy mệt mỏi, lo âu, chán nản khi đối mặt với những tình huống như vậy. Đôi khi cuộc trò chuyện biến thành trận cãi vả, bắt lỗi đối phương. Đó chắc chắn là điều chúng ta không muốn vì nó gây ảnh hưởng đến công việc và mối quan hệ. Bài viết sẽ gợi ý những bí quyết để chúng ta thành công với những cuộc trò chuyện khó khăn này.
Bạn hãy thử những bí quyết sau:
1. Thay đổi cách nhìn về cuộc trò chuyện
Thay vì nghĩ rằng cuộc trò chuyện đó là khó khăn bạn hãy chuyển suy nghĩ của mình sang hướng tích cực. Và nghĩ đó là cuộc trò chuyện bình thường, là một cơ hội để mình trao đổi, đối thoại với đồng nghiệp nhằm tìm kiếm giải pháp, hướng phát triển hay sự đồng thuận. Bạn nên đón nhận nó như một cuộc trò chuyện mang tính xây dựng và phát triển. Khi bạn “gắn mác” cho một cuộc trò chuyện là khó khăn sẽ khiến bạn tìm cách né tránh và rất khó để vượt qua.
2. Xác định rõ mục tiêu của cuộc trò chuyện
Hãy dành thời gian nghĩ về cuộc trò chuyện khó khăn trước khi nó diễn ra. Bạn cần xác định rõ mục đích: ghi ra những điều mà bạn muốn trao đổi nhưng cũng đừng cố gắng chuẩn bị chi tiết đến mức soạn ra cả một kịch bản. Sự chuẩn bị quá cẩn thận làm hạn chế việc lắng nghe của bạn. Linh hoạt và mềm mỏng nhưng tập trung vào mục đích. Hiệu quả của giao tiếp giúp đảm bảo hiệu quả công việc nên bạn cần đầu tư nghiêm túc để vượt qua những cuộc trò chuyện khó khăn.
3. Hiểu và chấp nhận quan điểm của người đối thoại
Đừng mang nhận định rằng mình chắc chắn đúng đến cuộc đối thoại. Cũng đừng cố gắng bắt lỗi ở người đối thoại. Hãy chấp nhận quan điểm của họ thay vì muốn thay đổi, phê bình hay chỉ trích họ. Mục đích của giao tiếp là giải quyết được vấn đề và xa hơn là xây dựng mối quan hệ tốt với người khác. Muốn vậy bạn cần đặt mình vào vị trí của người trò chuyện, cố gắng lý giải và hiểu được quan điểm của họ. Bỏ qua cái Tôi, định kiến và quan điểm cá nhân. Dùng ngôn từ mô tả thay vì ngôn ngữ đánh giá sẽ giúp người đối thoại có cảm giác được tôn trọng và ghi nhận. Nếu không làm được việc này thì rất khó để bạn vượt qua được những cuộc đối thoại khó khăn.
4. Hít thở
Khi cuộc trò chuyện đang rơi vào trạng thái căng thẳng hãy hít thở sâu và ý thức về hơi thở của chính mình. Dừng lại một nhịp và hít thở sẽ khiến bạn bình tĩnh hơn và bớt đi sự phản ứng nóng vội. Bạn cũng có thể đề nghị đồng nghiệp của mình cùng dừng lại một chút, đi lấy cốc nước để uống chẳng hạn, rồi quay lại trao đổi tiếp. Bạn cần một khoảng ngưng ngắn để đầu óc được nghỉ ngơi và thư giãn trước khi quay lại cuộc trò chuyện.
5. Chậm lại và lắng nghe
Khi cuộc hội thoại trở nên căng thẳng chúng ta thường dễ mất bình tĩnh và có xu hướng đẩy nhanh tốc độ trao đổi, phản hồi. Điều này làm chúng ta kém thông thái và dễ phạm phải sai lầm. Bạn nên để ý và tự nhắc nhở mình chậm lại để lắng nghe. Lắng nghe chính mình, lắng nghe người đối thoại. Hãy chắc là bạn đã nghe trước khi nói, nghĩ trước khi phản ứng hay hồi đáp.
6. Quản lý cảm xúc cá nhân
Chúng ta rất dễ tấn công, chỉ trích, mỉa mai người khác khi mất bình tĩnh và căng thẳng. Bởi vậy chúng ta dễ làm người khác bị tổn thương. Những rào cản giao tiếp cứ thế ngày càng nhiều. Quản lý cảm xúc bản thân trong những cuộc trò chuyện khó khăn là điều bạn chắc chắn phải làm. Tập trung vào vấn đề và công việc thay vì tập trung vào cá nhân. An ủi, khích lệ người đối thoại. Thừa nhận cảm xúc của mình nếu điều đó giúp người đối thoại thông cảm và cởi mở hơn với bạn. Tự giữ cảm xúc của mình ở mức vừa phải đừng để bị kích động.
7. Phản tỉnh và học hỏi
Sau mỗi cuộc hội thoại khó khăn bạn cần dành thời gian nhìn nhận lại những gì đã xảy ra. Nhớ lại những hành động, phản ứng, câu nói của mình. Suy nghĩ xem vì sao mình lại có những hành xử như vậy. Xem điều gì mình có thể làm khác đi và cần cải tiến gì cho những lần sau. Những cuộc trò chuyện khó khăn luôn là cơ hội để bạn học hỏi và trưởng thành hơn. Đối mặt với khó khăn thực sự cần có kỹ năng và đó là hành động can đảm. Chúc mừng bạn nếu bạn đã can đảm vượt qua những cuộc đối thoại khó khăn đó.
Phương Nguyễn
