Giao tiếp tại công sở hiệu quả giúp bạn hoàn thành được công việc như ý, xây dựng được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và tạo lập được uy tín, vị thế của mình trong công ty. Bài viết này đưa ra bí quyết giúp bạn thành công trong các cuộc trò chuyện tại công sở – một hoạt động giao tiếp bạn thường xuyên thực hiện.
Đây sẽ là 10 điều bạn phải làm để chinh phục bất cứ cuộc trò chuyện nào tại công sở.
1. Hãy Mở-Thân-Kết đầy đủ
Công thức này vốn rất quen thuộc, dễ làm và hiệu quả.
Mở: Hãy bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp bằng việc hỏi han họ thông qua việc chào hỏi, chuyện phiếm, bắt tay… hay một nụ cười. Hãy để họ biết rằng bạn đang chào đón và muốn trò chuyện với họ. Bạn cũng không được quên việc giới thiệu ngắn gọn những gì cần trao đổi, ví như “tôi rất muốn trao đổi về việc tăng lương cho các thành viên trong dự án”. Điều này giúp cuộc trò chuyện được định hướng và tập trung.
Thân: Thời gian chủ yếu của buổi trò chuyện sẽ để trao đổi, thảo luận, đưa ra quan điểm và quyết định về vấn đề đã được đặt ra. Bạn cần kiểm soát cuộc trò chuyện để tránh lan man, dài dòng.
Kết: Hãy để người tham gia phản ánh về cuộc trao đổi, ví như được nói lên cảm xúc của chính mình. Bạn cần thiết phải tóm lược lại những vấn đề, quan điểm đã đưa ra trao đổi. Bạn cũng cần nhắc lại những điểm đã được thống nhất, những hành động cần đưa vào thực thi.
2. Hãy chọn địa điểm cẩn thận
Không gian cho một trò chuyện rất quan trọng. Tùy mục đích, mối quan hệ, tính chất cuộc hội thoại mà bạn lựa chọn không gian, chỗ ngồi cho phù hợp. Cuộc hội thoại có thể diễn ra ngay trong văn phòng, phòng họp, quán trà đá, café, nhà hàng hay đơn giản là hành lang công ty. Hãy để ý cả bàn ghế, tiếng ồn, chỗ ngồi… Bạn cũng có thể bố trí lại không gian tại nơi làm việc của mình cho phù hợp với cuộc hội thoại để làm người đối diện có cảm giác thoải mái và được chào đón.
3. Hãy giảm thiểu sự gián đoạn và xao nhãng
Sự gián đoạn và xao nhãng sẽ làm giảm chất lượng của cuộc hội thoại, đặc biệt trong những cuộc trao đổi ngắn. Hãy để điện thoại ở chế độ rung hoặc im lặng. Hãy tạm rời xa màn hình máy tính để nhìn trực tiếp vào người mình đang trò chuyện.
4. Hãy diễn đạt ngắn gọn và súc tích
Người nghe đánh giá cao những thông điệp mà họ hiểu rõ ràng bởi đó là cách bạn trân trọng họ. Bạn cần cẩn trọng khi lựa chọn từ ngữ. Hãy nghĩ và cân nhắc trước khi truyền tải thông điệp, câu chuyện của mình. Bạn có thể dùng tông giọng mạnh hơn để nhấn mạnh các điểm quan trọng mà bạn muốn người nghe nắm bắt.
5. Hãy dùng ngôn từ tích cực và đúng mực
Hãy kiểm soát các cảm xúc tiêu cực của bạn. Tránh những từ thô tục, mỉa mai hay quá suồng sã. Hãy dùng từ ngữ hướng đến giải pháp hơn là chỉ trích, phê bình. Đừng lặp lại những lời nói mà bạn nghe được một cách trịch thượng và vô nghĩa.
6. Hãy phát huy thế mạnh của phi ngôn từ
Phi ngôn từ chính là ánh mắt, cử chỉ, điệu bộ, tác phong, trang phục… hay đơn giản là khoảng cách giao tiếp giữa các cá nhân. Hãy nhìn vào người đối thoại, tôn trọng không gian riêng của họ và mỉm cười khi phù hợp. Khi bạn trao một nụ cười chân thành, bạn đang gửi thông điệp về sự thân thiện, khích lệ và tin tưởng cho người đối thoại.
7. Hãy đặt câu hỏi mở
Thay vì dùng câu hỏi đóng “dự án đang rất tệ phải không?” hãy dùng câu hỏi mở “dự án thế nào rồi?”. Câu hỏi mở giúp người đối thoại bộc lộ, thể hiện bản thân nhiều hơn đồng thời tránh áp đặt suy nghĩ, định kiến của bạn lên vấn đề cần trao đổi.
8. Hãy có mặt (I’m here now)
Ý thức về thời điểm hiện tại (ở đây-bây giờ) chính là một trong những điều quan trọng nhất của việc cải thiện các kỹ năng xã hội. Hãy tạm rời xa những bận tâm về dự án đang dang dở, suy nghĩ về người mình sẽ gặp tối nay… nếu bạn muốn lắng nghe. Hãy chỉ tập trung vào vấn đề đang được trò chuyện. Bằng cách chú ý đến những điều đang xảy ra, quan sát và ý thức về nó bạn chắc chắn sẽ là một người giao tiếp tốt.
9. Hãy chân thành
Nhiều người cho rằng cần thể hiện mình thật hoàn hảo tại công sở. Bạn có tin ai đó sẽ biết hết và thực sự hoàn hảo? Vì vậy nếu không biết hãy nói thật, tất nhiên bạn cũng cần suy nghĩ đến hướng giải pháp để tự học hỏi và cải thiện bản thân. Sự chân thành sẽ giúp bạn được đồng nghiệp yêu quý và tin tưởng nhưng quan trọng hơn bạn sẽ luôn cảm thấy thoải mái.
10. Hãy lắng nghe
Đây là điều khó nhất và cũng là quan trọng nhất để cuộc trò chuyện diễn ra thành công. Stephen Covey đã từng nói “hầu hết chúng ta không lắng nghe để thấu hiểu mà lắng nghe để trả lời”. Do đó, muốn lắng nghe thực sự bạn hãy học cách gạt bỏ cái Tôi, định kiến, quan điểm cá nhân sang một bên.
Phương Nguyễn
Đọc thêm bài: 7 bí quyết để vượt qua cuộc trò chuyện khó khăn
