Lập kế hoạch (planning) là hoạt động để chuẩn bị cho việc triển khai sản xuất, trong khi đó Kế hoạch (plan) là một sản phẩm của hoạt động Lập kế hoạch. Hai khái niệm này tuy liên quan rất chặt chẽ với nhau, nhưng lại là 2 khía cạnh rất khác nhau về mặt bản chất. Do đó, việc có một cách hiểu đúng và dành sự tập trung đúng chỗ sẽ là rất quan trọng để tạo điều kiện tốt nhất cho quá trình sản xuất.
Chúng ta lập kế hoạch để làm gì?
Thông thường, trước khi bắt tay vào sản xuất, chúng ta sẽ cố gắng xây dựng một bản Kế hoạch, trong đó liệt kê những yếu tố như:
- Mục đích muốn đạt được?
- Chúng ta sẽ làm những gì?
- Chúng ta sẽ làm trong bao lâu?
- Chúng ta có những tài nguyên gì?
Chúng ta thường dựa vào bản kế hoạch này để lập kế hoạch marketing cho sản phẩm, lập kế hoạch phát hành, đào tạo, cân đối nguồn lực… Ngoài ra, việc có được một bản kết hoạch sẽ giúp chúng ta:
- Hạn chế rủi ro: Sớm dự đoán, phát hiện các rủi ro tiềm ẩn để có giải pháp đối phó.
- Nâng cao hiểu biết về sản phẩm đang xây dựng: Dành thời gian để tìm hiểu về sản phẩm, làm rõ các yêu cầu cũng như các đặc điểm khác của sản phẩm.
- Hỗ trợ ra quyết định trong quá trình sản xuất: Trước và trong quá trình sản xuất, chúng ta luôn phải đưa ra những quyết định, cân nhắc liên quan đến 4 yếu tố: Tính năng sản phẩm, Chi phí, Thời gian và Nỗ lực cần đầu tư. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho chúng ta thực hiện việc ra quyết định tốt hơn.
- Hỗ trợ giao tiếp: Một bản kế hoạch chứa nhiều thông tin trong đó, bao gồm cả mục đích, thời gian, tài nguyên, … do đó nó có thể được sử dụng như là một cơ sở giúp cho việc giao tiếp giữa các thành viên của nhóm sản xuất hoặc với khách hàng, lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn.
Độ chính xác của một bản kế hoạch đến đâu là đủ?
Chúng ta đều biết rằng bản kế hoạch thực ra là một dự đoán được đưa ra dựa trên nhiều giả định khác nhau. Thực tế sản xuất thường xảy ra khác với dự đoán này. Sự khác biệt này đôi khi là rất lớn.
Chẳng hạn, về mặt chi phí, dự án phát triển thế hệ máy bay mới F-35 của Lockheed Martin đến nay đã có tỉ lệ đội vốn lên đến 93% so với kế hoạch ban đầu được đặt ra vào năm 2001. Còn về mặt thời gian, các dự án xây dựng hệ điều hành của Microsoft (chẳng hạn Windows Vista trước đây và Windows 10 Mobile bây giờ) bị trễ hẹn rất nhiều lần, kéo dài thời gian phát triển hàng năm trời so với dự kiến.
Vậy độ chính xác của một bản kế hoạch bao nhiêu là đủ? Khó để có được một số đo chính xác cho việc này. Tuy nhiên, về tổng quan, một bản kế hoạch tốt là một bản kế hoạch mà khi chúng ta thực thi thì ít gặp phải “bất ngờ” lớn và chúng ta có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định đáng tin cậy.
Nên tập trung vào Kế hoạch hay Lập kế hoạch?
Như đã thấy, thường thì các bản kế hoạch đều không chính xác. Do đó, việc tuân thủ chúng một cách cứng nhắc là lợi bất cập hại.
Hơn nữa, mục đích cuối cùng là để tổ chức sản xuất tốt hơn chứ không phải là để có được một bản kế hoạch chính xác tuyệt đối. Do đó, chúng ta cần chú trọng hơn đến hoạt động Lập kế hoạch thay vì cố gắng tìm kiếm một Bản kế hoạch hoàn hảo.
Để làm được việc này, chúng ta cần xem việc Lập kế hoạch là cả một quá trình chứ không phải chỉ là một hoạt động ngắn hạn. Mỗi bản Kế hoạch là một lát cắt của quá trình Lập kế hoạch này.
Trong Scrum, chúng ta lập kế hoạch lúc nào?
Với cách tiếp cận đó, chúng ta dễ nhận thấy rằng Agile nói chung và Scrum nói riêng rất chú trọng đến việc Lập kế hoạch.
Bản Tuyên ngôn Agile thể hiện rất rõ tư tưởng này khi đánh giá cao “Cộng tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng” và “Phản hồi với thay đổi hơn là bám sát kế hoạch”. “Hợp đồng” và “kế hoạch” là những yếu tố cố định và cứng nhắc, trong khi đó “cộng tác” và “phản hồi” là những hoạt động nhằm đạt được sự linh hoạt và thích ứng tốt.
Trong Scrum, hoạt động Lập kế hoạch diễn ra ở nhiều khía cạnh và cấp độ khác nhau, từ sản phẩm cho đến công việc, từ dài hạn cho đến ngắn hạn.
Chẳng hạn, về mặt sản phẩm, khi bắt đầu dự án, chúng ta bắt đầu hoạt động Lập kế hoạch thông qua việc xây dựng Product Backlog khởi điểm, lập kế hoạch phát hành và một số mốc điểm quan trọng khác của sản phẩm. Trong suốt quá trình sản xuất, Product Backlog luôn được cập nhật, điều chỉnh để phù hợp với tình hình mới. Các hạng mục được thêm vào, loại bỏ, chỉnh sửa, làm mịn, đánh giá lại độ ưu tiên, ước tính lại kích thước… Trong các phiên Sơ kết Sprint, lộ trình phát triển sản phẩm cũng có thể được điều chỉnh nhờ vào sự cộng tác giữa Product Owner, Nhóm Phát triển và các bên liên quan. Như vậy, không hề có một bản Kế hoạch cố định cho sản phẩm, thay vào đó hoạt động Lập kế hoạch được diễn ra liên tục và Kế hoạch luôn được điều chỉnh một cách phù hợp nhất.
Về mặt tổ chức sản xuất, việc đóng khung thời gian theo các Sprint ngắn hơn 1 tháng với các sự kiện Lập kế hoạch Sprint diễn ra ngay đầu mỗi Sprint là một cơ chế để phát huy tính hiệu quả của hoạt động Lập kế hoạch ở cấp độ trung hạn. Hoạt động Scrum Hằng ngày diễn ra đều đặn với sự tham gia của tất cả các thành viên Nhóm Phát triển, đây cũng là lúc để nhóm Lập kế hoạch sản xuất trong ngày làm việc tiếp theo. Như vậy, xét về mặt tổ chức công việc, chúng ta cũng không có một bản kế hoạch cố định, thay vào đó, việc sản xuất luôn được điều chỉnh với một tần suất rất thường xuyên.
Lập kế hoạch và Ước tính
Như vậy, chúng ta đã thấy rằng Kế hoạch và Lập kế hoạch là hai khái niệm khác nhau. Chúng ta nên tập trung vào hoạt động Lập kế hoạch hơn là cố găng tìm kiếm một bản Kế hoạch đầy đủ. Agile nói chung và Scrum nói riêng đều rất chú trọng đến hoạt động Lập kế hoạch.
Ngoài ra, thông thường, song song với hoạt động Lập kế hoạch, chúng ta còn duy trì một hoạt động khác đó là Ước tính. Hai hoạt động này liên quan rất chặt chẽ với nhau.
Vậy theo bạn, liệu chúng ta có nhất thiết phải Ước tính thì mới có thể Lập kế hoạch tốt được không? Và nếu có, thì chúng ta sẽ thực hiện việc này như thế nào để đạt được kết quả cao nhất?
