Gợi ý lập kế hoạch linh hoạt trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi nhanh

Như bạn đã biết, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong bối cảnh nền công nghiệp 4.0 dẫn đến sự xuất hiện liên tục các mô hình kinh doanh mới, v.v. đã khiến môi trường kinh doanh không còn dễ hiểu như trước. VUCA là thuật ngữ được giới kinh doanh sử dụng để nói về sự biến đổi của môi trường kinh doanh kể từ thế kỷ 21.

  • Volatility (tính mong manh): Thay đổi liên tục với tốc độ nhanh hơn, cường độ lớn hơn.
  • Uncertainty (tính không chắc chắn): Không thể tiên đoán, nhiều sự kiện bất ngờ xảy ra.
  • Complexity (Tính phức tạp): nhiều yếu tố đan xen, tác động qua lại lẫn nhau, khó hoặc không đoán được chuỗi nhân – quả, gây khó khăn cho ra quyết định.
  • Ambiguity (tính mập mờ):  thực tế không rõ ràng, dễ bị hiểu nhầm, khó nắm bắt ý nghĩa, khó xác định đúng quan hệ nhân quả.

Những khó khăn nổi bật khi lập kế hoạch trong môi trường kinh doanh bất định:

  • Dữ kiện lịch sử không giúp ích được nhiều
  • Thông tin không đầy đủ, rõ ràng, khó đoán định
  • Lập xong kế hoạch thì đã sai

Với các nhà quản lý, khi nhận được một mục tiêu Ban lãnh đạo giao, sẽ cần phải có một bản kế hoạch khả thi, đủ linh hoạt và thường xuyên cho phép thay đổi liên tục.

Dưới đây là một số gợi ý lập, triển khai kế hoạch linh hoạt và khả thi trong bối cảnh VUCA:

1. Lập kế hoạch ít chi tiết hơn

  • Kế hoạch ít chi tiết làm tăng tính linh hoạt và không mất nhiều thời gian cho lập kế hoạch
  • Tập trung vào những giả định khả thi, có thể làm được ngay.

Ví dụ như nhóm Scrum có kế hoạch và mục tiêu dài hạn nhưng chỉ lập kế hoạch hành động chi tiết cho 1 sprint.

2. Rút ngắn chu kỳ thực hiện kế hoạch

  • Chu kỳ  thực hiện ngắn giúp có được phản hồi sớm, nếu sai cũng không mất quá nhiều thời gian và chi phí.

Chu kỳ thực hiện của nhóm Scrum trong mỗi Sprint tối đa từ 1-4 tuần.

3. Theo dõi và điều chỉnh liên tục trong quá trình triển khai

Việc theo dõi liên tục sẽ giúp nhóm:

  • Tập trung vào mục tiêu
  • Cập nhật tiến độ, chia sẻ thông tin giúp nhóm phối hợp hiệu quả
  • Đánh giá thực tế so với mục tiêu
  • Phát hiện các vấn đề để có điều chỉnh kế hoạch

Thực hiện các phiên checkin định kỳ hàng tuần (theo OKRs) hoặc daily meeting là cách tốt để theo dõi và bám sát kế hoạch.

4. Cải tiến (retrospective)

Tại cuối mỗi Sprint nhóm Scrum sẽ cùng ngồi họp lại để:

  • Đánh giá lại phương pháp thực hiện
  • Đưa ra những cải tiến và điều chỉnh

Ví dụ: Phòng marketing được giao nhiệm vụ tiếp thị dòng sản phẩm mới trong quý 2.2019. Với mục tiêu có được 500 khách hàng tiềm năng.

Nhóm bắt tay vào thực hiện:

  • Lên kế hoạch hành động theo 2 tuần một (Sprint 2 tuần): cả nhóm lập kế hoạch vào đầu sprint để: xác định các kênh tiếp cận khách hàng và các chiến dịch truyền thông…
  • Theo dõi và điều chỉnh: nhóm triển khai theo kế hoạch. Hàng ngày họp với nhau 15 phút để cập nhật tình hình xem đã làm được những gì, sẽ làm gì tiếp theo, có vấn đề gì. Kết thúc mỗi 2 tuần kết thúc 2 tuần nhóm cùng ngồi nhìn lại kết quả, đánh giá kết quả so với mục tiêu và tái xác lập lại kế hoạch cho 2 tuần tiếp theo.
  • Cải tiến: kết thúc 2 tuần nhóm đánh giá lại các kênh truyền thông, phương thức, nội dung và phản hồi của khách hàng, sau đó đưa ra những cải tiến phù hợp.
[sharify] [vivafbcomment]