Hiểu đúng về Tư duy Tinh gọn

Tư duy tinh gọn là một hệ thống được minh chứng về tính hiệu quả khi áp dụng cho phát triển sản phẩm và sản xuất, như đã từng thành công ở Toyota và những tổ chức khác. Mặc dù chủ yếu được áp dụng cho các sản phẩm, tư duy tinh gọn cũng được áp dụng cho các dịch vụ (­cả hai đều được áp dụng tại Toyota) và trong các lĩnh vực khác như chăm sóc sức khỏe1 chẳng hạn.

lean-thinking-fig-1Chúng tôi sẽ sử dụng hình ảnh về cuộc đua tiếp sức như là một ẩn dụ quan trọng để suy nghĩ về những sai lầm cũng như là những cơ hội tư duy mới.

Hãy suy nghĩ về hình ảnh những vận động viên tiếp sức đứng xung quanh và chờ chiếc gậy tiếp sức từ người đồng đội. Hãy liên tưởng tới người kế toán ở một phòng tài chính, ngạc nhiên với những “lãng phí” được chỉ ra trong một số báo cáo, có thể đưa ra mục tiêu ‘sử dụng 95% các nguồn lực’ để đảm bảo tất cả các vận động viên đều bận rộn và hiệu quả. Có thể anh ta gợi ý rằng các vận động viên có thể chạy ba cuộc đua cùng một lúc để tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực, hoặc chạy lên một ngọn núi trong lúc đứng chờ.

Thật là buồn cười … nhưng kiểu tư duy này vẫn ẩn phía sau nhiều phương pháp quản lý và quy trình phát triển truyền thống cũng như các lĩnh vực khác2. Ngược lại, ý tưởng trung tâm của tư duy tinh gọn là:

Hãy nhìn vào cái gậy, chứ không phải vận động viên.

Tổ chức của bạn có đo lường “năng suất” hay “hiệu quả” thông qua việc mọi người bận rộn như thế nào, hoặc thời gian đã được sử dụng ra sao—tức là nhìn vào vận động viên? Hoặc thông qua chuyển giao nhanh giá trị tới khách hàng thực sự—tức là nhìn vào cái gậy tiếp sức? Tỉ lệ giá trị-lãng phí trong công việc của bạn là gì? Và những trở ngại trong dòng giá trị—và cách mà con người có thể thấy hứng thú để cải tiến liên tục dòng chảy đó là gì? Tư duy tinh gọn sẽ tập trung vào những điều này.

Tư duy tinh gọn: Bức tranh lớn

Lean (hay lean thinking – tư duy tinh gọn) là một từ tiếng Anh—được phổ biến rộng rãi bởi các nhà nghiên cứu tại MIT—dùng để mô tả hệ thống được biết đến với tên gọi Phương thức Toyota (Toyota Way) trong công ty đã sáng tạo ra nó3. Toyota là một công ty mạnh và linh hoạt, điều này đã được chứng minh qua thời gian:

[ms_row][ms_column style=”1/2″ class=”” id=””]

  • Năm 2008 vượt qua GM để trở thành công ty sản xuất phương tiện có doanh thu lớn nhất, trong khi vẫn tăng lợi nhuận.
  • J.D. Power (v.v.) luôn đánh giá hai dòng xe Lexus và Scion của Toyota là những sản phẩm hàng đầu về chất lượng.
  • Năm 2006 lợi nhuận là 13,7 tỉ đô la, trong khi GM và Ford được thông báo là thua lỗ.a

[/ms_column]
[ms_column style=”1/2″ class=”” id=””]

  • Giá thị trường tháng 5 năm 2007 lớn hơn 1,5 lần so với GM, Ford và Daimler Chrysler cộng lại.
  • Đổi mới sáng tạo với ý thức về môi trường và xã hội – ví dụ, sáng tạo ra dòng xe Prius và công nghệ hybrid (xe lai xăng điện).
  • Phát triển sản phẩm nhanh gấp hai lần so với các đối thủ.

[/ms_column][/ms_row]
[ms_row][ms_column style=”1/1″ class=”” id=””]
a. Năm 2009, sau khủng hoảng tài chính thế giới, GM được đưa vào bảo hộ phá sản. Trong khi Toyota đối mặt với sự thua lỗ cùng với các công ty ôtô khác, vẫn giữ khả năng thanh toán nợ.
[/ms_column][/ms_row]

Đây là một ví dụ; cuốn sách ExtremeToyota [OST08] dành một chương để so sánh hiệu suất bền vững của Toyota với những công ty khác trong ngành công nghiệp sản xuất ôtô. Điều đó nói lên rằng Toyota đã đạt mức trên cả hoàn hảo và có những điều độc đáo được học từ các hệ thống khác (như các Phương pháp Agile trong phát triển phần mềm) mà tư duy tinh gọn không hề có. Chúng tôi không có ý nói Toyota hay tư duy tinh gọn là mẫu hình duy nhất cần học tập, hoặc đơn giản là bắt chước. Nhưng cần phải khẳng định đó là một hệ thống được tinh lọc lâu năm từ một công ty lớn mạnh và bền vững.

Những cột trụ của Tinh gọn không phải là các Công cụ và Loại bỏ Lãng phí

Có một số ngộ nhận phổ biến về tinh gọn. Phần nhập môn này sẽ bắt đầu với việc làm rõ những quan niệm đó.

Điều gì là bản chất và sức mạnh của tư duy tinh gọn và Toyota?

Khi lần đầu tiên tôi bắt đầu học về TPS4, tôi đã say mê sức mạnh của [luồng-một-sản phẩm, kanban, và những công cụ tinh gọn khác]. Nhưng trong suốt khóa học, những lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm của Toyota liên tục nhắc tôi rằng những công cụ và kỹ thuật đó không phải là trái tim của TPS. Sức mạnh phía sau TPS là cam kết của ban quản trị công ty về đầu tư liên tục vào con người và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục. Tôi gật gù như kiểu tôi đã hiểu họ đang nói về điều gì, và tiếp tục nghiên cứu phương pháp đo lường khối lượng kanban và thiết lập các ô luồng-một-sản phẩm. Sau khi nghiên cứu gần 20 năm và chứng kiến những công ty khác vật lộn trong việc áp dụng tinh gọn, cuối cùng tôi mới hiểu cặn kẽ những điều mà các bậc thầy ở Toyota đã nói. [Liker04] (phần nhấn mạnh được thêm vào)

Wakamatsu và Kondo, các chuyên gia tại Toyota, đúc kết lại:

Cốt lõi của [hệ thống Toyota] là mỗi một nhân viên đều được trao cơ hội tự tìm ra các vấn đề theo cách của riêng mình, để giải quyết chúng và cải tiến. [Hino06]

Những công cụ quản lý không phải là cốt lõi của Tinh gọn

Những trích dẫn trên nhấn mạnh vào một điểm trọng yếu bởi vì trải qua nhiều năm những người ủng hộ trông có vẻ ‘tinh gọn’ đã kéo tư duy tinh gọn xuống mức cơ học thuần túy của các công cụ quản lý như kanban và quản lý hàng đợi. Những mô tả phái sinh này đã bỏ qua thông điệp chính của các chuyên gia Toyota, họ đã nhấn mạnh rằng cốt lõi để có một tư duy tinh gọn thành công là “xây dựng con người, sau đó xây dựng sản phẩm” và văn hóa cải tiến liên tục “thách thức hiện trạng” [Hino06].

Hạ thấp tư duy tinh gọn xuống kanban, quản lý hàng đợi và những công cụ khác cũng giống như hạ thấp dân chủ xuống thành bầu cử. Bầu cử là tốt, nhưng dân chủ thì khó và tinh tế hơn nhiều. Hãy suy ngẫm về một phương châm nội bộ của Toyota trong một bức hình chúng tôi chụp khi viếng thăm Toyota ở Nhật mấy năm trước đây; bức hình đã lột tả được trái tim của tinh gọn, tổng kết sự tập trung của họ vào giáo dục con người trở thành những người tư duy hệ thống tài giỏi:

lean-thinking-fig-2

Đơn giản hóa tư duy tinh gọn trở thành công cụ là rơi vào cái bẫy lặp lại nhiều lần trước đây của các công ty nỗ lực hời hợt và không thành công để tiếp nhận cái mà họ nghĩ là tinh gọn.

…chỉ sau khi những nhà sản xuất xe hơi của Mỹ đã quá mệt mỏi với những giải thích khác nhau về sự thành công của Toyota—một đồng Yên không có giá trị, lực lượng lao động dễ điều khiển, văn hóa Nhật, ngành tự động hóa đẳng cấp— và cuối cùng họ cũng có thể chấp nhận rằng lợi thế thực sự của Toyota là khả năng khai thác trí tuệ của những nhân viên ‘bình thường’. [Hamel06]

Kết quả là, người Toyota đã sử dụng Lean Six Sigma5 để truyền đạt các công cụ Six Sigma, nhưng không thể nói hết được tư duy tinh gọn thực sự. Một người đã từng công tác lâu năm tại Toyota với vị trí là quản trị kế hoạch và nhân sự đã giải thích:

Lean Six Sigma là sự kết hợp các công cụ và đào tạo tập trung vào các dự án riêng lẻ để giảm chi phí… Phương pháp của Toyota […] thì rộng hơn và sâu sắc hơn. Khởi điểm của triết lý Phương thức Toyota là tôn trọng con người và cải tiến liên tục. Nguyên tắc này là để phát triển chất lượng con người, những người nằm trong quy trình cải tiến liên tục… Trách nhiệm không nằm ở chỗ các chuyên gia Black Belt (ND: theo hệ thống Six Sigma), mà nằm ở lãnh đạo các cấp có chức năng vận hành, và chính họ là những giáo viên và huấn luyện viên. [LH08]

Loại bỏ lãng phí không phải là cốt lõi của Tinh gọn

Cuốn sách Tư duy Tinh gọn [WJ96] đã khá phổ biến và giới thiệu một số ý tưởng của Toyota tới đối tượng khách hàng rộng lớn hơn nhiều. Chúng tôi giới thiệu cuốn sách này—vì theo quan sát của chúng tôi, cuốn sách trình bày được một quan điểm cốt lõi của hệ thống Toyota. Tư duy Tinh gọn đã vẽ một bức tranh sinh động dựa trên nghiên cứu từ những năm 1980 đến những năm đầu thập niên 1990 tập trung vào hệ thống sản xuất của Toyota [WJR90], và đã xuất bản trước khi Toyota sở hữu “Sách xanh” Phương thức Toyota 2001. Cuốn sách đã tổng kết những nguyên tắc ưu tiên mở rộng từ quan điểm của người trong cuộc. Tiêu đê phụ của cuốn Tư duy Tinh gọn là Loại bỏ Lãng phí và Tạo ra Sự Thịnh vượng trong Tổ chức của Bạn, và không quá ngạc nhiên, những người chỉ đọc một cuốn sách đó thường tổng kết tinh gọn là “loại bỏ lãng phí”.

Dù rất hữu ích, loại bỏ lãng phí không phải là một trụ cột của tinh gọn; điều đó chỉ được nhắc đến trong một vài tầng sâu bên trong Phương thức Toyota 2001. Thêm nữa, trong Tư duy Tinh gọn, một số nguyên tắc tinh gọn ưu việt như Đi Thực tế (Toyota đã nhấn mạnh) lại chỉ được xem như một kiểu giải trí. Nhưng những điều lầm tưởng lẻ tẻ đó lại có thể làm mất đi tầm quan trọng của một số nguyên tắc tinh gọn trọng yếu ở Toyota. Hãy đọc kĩ Tư duy Tinh gọn, và nghiên cứu thêm danh sách Những tài liệu khuyên đọc.

Hai trụ cột của Tinh gọn

Những trụ cột của Tinh gọn là gì? Chủ tịch Toyota, Gary Convis từng nói:

Phương thức Toyota có thể được đúc kết thông qua hai trụ cột: Cải tiến Liên tục và Tôn trọng Con người. Cải tiến liên tục thường được gọi là kaizen, định nghĩa phương pháp cơ bản của Toyota trong làm kinh doanh. Thử thách mọi thứ. Điều quan trọng hơn các cải tiến thực sự là đóng góp của các cá nhân, giá trị thực của cải tiến liên tục và tạo môi trường cho việc học tập liên tục và một môi trường không chỉ có chấp nhận mà còn nắm bắt sự thay đổi. Một môi trường như vậy chỉ được tạo ra khi con người được tôn trọng—vì thế mà tôn trọng con người là cột trụ thứ hai của Phương thức Toyota. (phần nhấn mạnh được thêm vào)

Katsuaki Watanbe, CEO của Toyota cũng phát biểu:

Phương thức Toyota có hai trụ cột chính: Cải tiến liên tục và tôn trọng con người. Tôn trọng là phẩm chất cần thiết để làm việc với con người. Khi nói “con người” chúng tôi muốn nói đến những người làm việc cho Toyota, những đối tác cung cấp và khách hàng. …Chúng tôi không chỉ nói đến khách hàng sử dụng; trong dây chuyền sản xuất một người ở vị trí tiếp theo cũng là khách hàng của bạn. Điều đó tạo nên “tinh thần đồng đội”. Nếu bạn áp dụng nguyên tắc đó, bạn sẽ luôn phân tích những gì bạn làm để kiểm tra những thứ bạn đang làm có được hoàn hảo không, nhờ vậy bạn không mang phiền phức đến cho khách hàng. Điều đó nuôi dưỡng khả năng xác định vấn đề, và nếu bạn quan sát những vấn đề đó rất cẩn thận, nó sẽ dẫn đến kaizen—cải tiến liên tục. Gốc rễ của Phương thức Toyota là không hài lòng với hiện trạng; bạn luôn phải tự hỏi, “tại sao chúng ta phải làm điều này?” (phần nhấn mạnh được thêm vào)

Quan điểm tôn trọng con người và cải tiến liên tục, tư duy “thách thức mọi thứ”, “nắm bắt thay đổi”, những trụ cột của tinh gọn, sẽ được mở rộng ở phần sau. Nếu một chương trình áp dụng tinh gọn mà không nhìn rõ sự quan trọng của những cột trụ này – áp dụng tinh gọn kiểu sùng bái hàng hóa6 – thì những hiểu biết và điều kiện cần thiết cho thành công bền vững với tinh gọn sẽ bị bỏ qua.

Tổng quan

Thuật ngữ “lean” (tiếng Anh) được các nhà nghiên cứu tại MIT dùng phổ biến để chỉ hệ thống Toyota trong cuốn Cỗ máy đã thay đổi thế giới [WJR90]. Lean được dùng để làm nổi bật khái niệm sản xuất tinh gọn (lean production) của họ so với khái niệm sản xuất hàng loạt(mass production). Hàm ý về sự cắt giảm đáng kể trong gói công việc hoặc kích thước lô, và không còn lấy ưu thế về quy mô làm lợi thế cạnh tranh mà tập trung vào khả năng thích nghi, tránh tồn kho, và làm việc trong những đơn vị rất nhỏ. Hiện nay thuật ngữ lean cũng được sử dụng ở Toyota, ví dụ trong cuốn sách nội bộ Phương thức Toyota 2001.

Hai tác giả của Cỗ máy đã thay đổi thế giới đã tiếp tục viết Tư duy tinh gọn, một tài liệu nhập môn được tiếp nhân rộng rãi có mô tả năm nguyên tắc của tinh gọn.

Những sách về hệ thống tinh gọn có thể kể đến là Phương thức Toyota, Hệ thống Phát triển Sản phẩm Toyota, Bên trong Tư duy Toyota, Extreme Toyota, và Phát triển Quy trình và Sản phẩm Tinh gọn. Tất cả đều dựa trên nghiên cứu lâu dài về Toyota. Phương thức Toyota [Linker04] được sử dụng cho đào tạo nội bộ tại Toyota, cộng với cuốn sách nội bộ Phương thức Toyota 2001. Tài liệu Nhập môn tinh gọn này có nội dung tương tự như những cuốn được liệt kê bên trên.

***
Đón đọc bài tiếp theo: Con người Tinh gọn

Phan Thị Thanh Lương và Nguyễn Việt Khoa dịch từ “Lean Primer”, tác giả Craig Larman và Bas Vodde.

  1. Cho người đọc làm việc trong lĩnh vực dịch vụ, chú ý rằng hầu hết các nguyên tắc tinh gọn rất chung chung, như tư duy cải tiến liên tục và giáo viên-quản lý là những chuyên gia làm việc và làm hướng dẫn. Một số nguyên tắc cần được dịch nghĩa, như kỹ sư giỏi dài hạn được hiểu người làm việc giỏi dài hạn hoặc phát triển sản phẩm mới hiểu là dịch vụ mới.
  2. Hãy xem ví dụ PRTM [McGrath96, McGrath04] về bộ sưu tập các ý tưởng phát triển sản phẩm truyền thống và không tinh gọn.
  3. Tên gốc là Tôn trọng Hệ thống Con người. Một số khác gọi Cách tư duy. Những cái tên này nhấn mạnh văn hóa của Toyota trong việc hướng dẫn con người tư duy thông suốt và giải quyết triệt để nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, để giúp đỡ xã hội và để nhân bản hóa công việc [Fujimoto99, WJR90].
  4. Toyota Production System (TPS) tiền thân của Toyota Way [Ohno88]
  5. Lean Six Sigma là hỗn hợp các công cụ được khuyến khích trong phong trào Six Sigma (Sáu điều căn bản) [George02].
  6. Sùng bái hàng hóa (Đạo Cúng hàng) trong một xã hội bộ lạc đã thực hiện các nghi lễ bắt chước hành vi của du khách bản xứ (thường từ Châu Âu). Bằng cách tương tự, áp dụng quá trình sùng bái hàng hóa cho thấy tính hình thức và sự hời hợt. Việc Áp dụng Tinh gọn kiểu Sùng bái hàng hóa chấp nhận áp dụng các công cụ tinh gọn mà không cần chuyển đổi sang một trạng thái tinh gọn về tư duy và hành vi trong quản lý.

—

Tài liệu tham khảo
  • OST08 – Extreme Toyota: Radical Contradictions That Drive Success at the World’s Best Manufacturer của Emi Osono, Norihiko Shimizu v{ Hirotaka Takeuchi xuất bản năm 2008 bởi Wiley.
  • Liker04 – The Toyota Way của Jeffrey Liker xuất bản năm 2004 bởi McGraw-Hill.
  • Hino06 – Inside the Mind of Toyota: Management Principles for Enduring Growth của Satoshi Hino xuất bản năm 2006 bởi Productivity Press.
  • LH08 – Toyota Culture: The Heart and Soul of the Toyota Way của Jeffrey Liker v{ Michael Hoseus xuất bản năm 2008 bởi McGraw-Hill.
  • WJ96 – Lean Thinking của James P. Womack v{ Daniel T. Jones xuất bản năm 1996 bởi Free Press.
  • WJR90 – The Machine That Changed the World của James P.Womack, Daniel T. Jones, Daniel Roos xuất bản năm 1990 bởi Harper Perennial.
  • McGrath96 – Setting the PACE in Product Development của Michael E. McGrath xuất bản năm
    1996 bởi Butterworth-Heinemann.
  • McGrath04 – Next Generation Product Development: How to Increase Productivity, Cut Costs, and Reduce Cycle Times của Michael E. McGrath xuất bản năm 2004 bởi McGraw-Hill.
  • Fujimoto99 -The Evolution of a Manufacturing System at Toyota của Takahiro Fujimoto, được xuất bản năm 1999 bởi Productivity Press.
  • Ohno88 – The Toyota Production System: Beyond Large-scale Production của Taiichi Ohno xuất bản năm 1988 bởi Productivity Press.
  • George02 -Lean Six Sigma: Combining Six Sigma Quality with Lean Production Speed, của Michael George, xuất bản năm 2002 bởi McGraw-Hill.

Tải sách Nhập môn Tinh gọn

[sharify] [vivafbcomment]